Закон о бухгалтерском учете устанавливает, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций обязательны для всех работников компании.
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.
Одновременно ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» установлены обязательные требования к первичным учетным документам. Документ, не отвечающий нормативным требованиям, не может быть принят к бухгалтерскому учету. Получается, что на основании «некачественного» документа бухгалтер не вправе зарегистрировать хозяйственную операцию. А ведь такие операции касаются поступления и выбытия имущества, возникновения и исполнения обязательств!
Эти требования будут находиться в центре нашего внимания на протяжении всей книги.
Закон «О бухгалтерском учете» предусматривает также, что первичные документы могут быть составлены по унифицированной форме[2] либо в свободной форме с соблюдением ряда обязательных реквизитов[3].
Статья 9. Первичные учетные документы
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Рассмотрим эти правила оформления документации.
Реквизит документа – обязательный элемент его оформления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Что представляют собой унифицированные формы документов? На основании постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 разработку и утверждение унифицированных форм осуществлял Государственный комитет Российской Федерации по статистике (Госкомстат России)[4].
ВНИМАНИЕ! В Законе сказано, что обязательные к применению формы должны содержаться в альбомах. А на самом деле не все существующие унифицированные формы объединены в альбомы.
Кроме того, совместное постановление Госкомстата России от 29.05.1998 № 57а, Минфина России от 18.06.1998 № 27н обязывает применять унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России в 1997–1998 гг. по согласованию с Минфином России и с Минэкономики России.
Таким образом, можно выделить две группы унифицированных форм, обязательных к применению:
▪ объединенные в альбомы;
▪ утвержденные в 1997–1998 гг.
Но оказывается, что требования об обязательности применения форм не являются достаточными. Существует еще одно принципиальное условие: постановления Госкомстата России должны быть зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее – Минюст России). Только наличие такой государственной регистрации в сочетании с официальной публикацией придает унифицированной форме статус общеобязательной.
Данные о статусе всех существующих унифицированных форм представлены в виде таблицы (табл. 1):
Таблица 1
Унифицированные формы первичной учетной документации
Вряд ли на основании этой таблицы читатель решит самостоятельно сделать выводы об обязательности применения тех или иных унифицированных форм. Ведь что такое обязательность? С позиций практики, это когда неисполнение какого-либо требования влечет штрафные санкции или иные неблагоприятные последствия.