Этот чрезвычайно злободневный вопрос специально рассмотрен в разделе 5.3 «Налоговые споры вокруг унифицированных форм».
В гражданско-правовых отношениях между хозяйствующими субъектами соблюдение унифицированных форм решающей роли не играет. При разрешении хозяйственных споров в арбитраже судьи принимают во внимание документы, составленные с отступлением от унифицированных форм.
Налоговые инспекторы нередко придерживаются точки зрения, согласно которой обязательны все действующие унифицированные формы без исключения. В этом они заблуждаются, но велика вероятность, что свою позицию в налоговом споре компании придется отстаивать в суде. Такая перспектива мало кого воодушевляет, тем более что исход судебного разбирательства все же непредсказуем. Этим объясняется стремление бухгалтеров принимать документы, составленные только по унифицированным формам, если они имеются. Бухгалтерских работников понять можно.
Во избежание проблем рекомендуем использовать унифицированные формы при оформлении операций, для которых такие формы предусмотрены, и заполнять все имеющиеся в них поля. Но от продавца (товаров, работ, услуг, имущественных прав) получить документ по желательной для покупателя форме удается не всегда. О том, как в таких случаях можно защищаться в налоговых спорах, см. разделы 5.2 и 5.3.
Унифицированная форма вне связи с ее обязательностью – готовый шаблон для составления первичного документа, учитывающий специфику соответствующей хозяйственной операции. Применение унифицированных форм значительно облегчает организацию документооборота компании.
На практике целесообразно использовать именно унифицированные формы и педантично заполнять все предусмотренные в них поля. Такой подход гарантирует благосклонность бухгалтерии и налоговой инспекции. Пренебрежение унифицированными формами может обернуться судебным спором с налоговой инспекцией.
Имейте в виду – контрагенты тоже имеют право на получение от вашей компании корректных первичных документов! В противном случае ваши коллеги столкнутся с аналогичными проблемами в отношениях с налоговыми органами и со своей бухгалтерией. Поэтому к пожеланиям контрагентов по оформлению документации отнеситесь очень внимательно, с максимальным уважением.
Перечень унифицированных форм, используемых хозяйствующими субъектами при исполнении сделок, приведен в приложении 3.
Этот перечень поможет менеджеру сориентироваться во внешнем документообороте компании. Формы, с которыми менеджеры не сталкиваются в работе, здесь не рассматриваются.
Отметим, что счет-фактура (см. приложение 11) не относится к первичным учетным документам. Хотя его форма и является строго регламентированной, но унифицированной формой она не признается. Оформление счетов-фактур детально рассмотрено в разделе 2.3.
ВНИМАНИЕ! Кроме первичного документа, удостоверяющего совершение хозяйственной операции, компания должна иметь договор с контрагентом в письменной форме. Компании нередко упускают это из вида, а в результате сталкиваются с проблемами при хозяйственных спорах с контрагентами и с претензиями налоговых инспекторов. Требование об обязательной письменной форме договора закреплено в ст. 161 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).
Сделки организаций между собой и с гражданами должны совершаться в письменной форме.
Однако договор могут заменить в совокупности счет, выставленный на оплату, и платеж, поступивший по этому счету (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Такой вариант оформления договорных отношений рассмотрен в разделе 4.3.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.