Электронный документ в отдельных случаях может иметь юридическую силу без использования процедуры электронной цифровой подписи. Так, например, юридическая сила и значение баз данных и ее записей может устанавливаться законом или ведомственными нормативно-правовыми актами, правовым режимом базы данных и ее записей, а также юридическим статусом субъектов, ведущих и контролирующих такие документы, а также комплексом правовых и организационно-технических защитных мер и другими мероприятиями по защите таких документов и комплексов аппаратных и программных средств, в которых содержатся соответствующие «электронные» материальные накопители и носители.

Юридический статус субъектов, ведущих и контролирующих базы данных, их полномочия и ответственность также должны определять специальными законами или отдельными нормативно-правовыми актами. С данным утверждением полностью согласуются положения Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» [109], в котором индивидуальный лицевой счет застрахованного лица определяется как «документ, хранящийся в форме записи на машинных носителях информации, допускающей обработку с помощью средств вычислительной техники в органах Пенсионного фонда Российской Федерации». То есть запись индивидуального лицевого счета будет документом, имеющим юридическое значение только в органах Пенсионного фонда РФ.

Таким образом, база данных как сводный документ является уникальным электронным цифровым документом, юридическая сила которого определяется не электронной цифровой подписью, а правовым режимом самой базы данных, специальными законами или иными нормативно-правовыми актами, определяющими юридический статус держателя базы данных, его полномочиями и ответственностью. Запись в базе данных является взаимосвязанной составляющей другого электронного цифрового документа – базы данных. А база данных в свою очередь является составляющей аппаратных или инструментальных средств (файлового сервера) как формы представления электронного документа, и, соответственно, материальная первооснова таких документов – необходимое условие как их сохранения во времени, так и обеспечения их юридической силы.

Для обеспечения эффективной защиты электронных документов, баз данных и их оборота необходимо комплексное применение правовых механизмов и технических методов, а также административных, организационно-технических и организационно-правовых мероприятий по их защите и безопасности, аппаратных средств, их содержащих, а также среды их обращения, охватывающих все уровни субъектов и их правоотношения. Обеспечение правовых механизмов безопасности и защиты документов и среды их обращения связанно с установлением и соблюдением порядка осуществления регистрационной и контрольной деятельности государства, которую необходимо осуществлять по следующим направлениям: стандартизация форм и форматов документов, протоколов обмена и пр.; сертификация программных и аппаратных средств; лицензирование деятельности в области электронной цифровой подписи и деятельности удостоверяющих центров. Каждое из названных направлений требует определенного правового порядка и организационных механизмов, обеспечивающих этот порядок. Наиболее слабым звеном в системе функциональных и предметных стандартов является отсутствие новых стандартов на электронный документ, на реквизиты электронного документа, виды, формы и форматы документов, на системы документооборота.

Можно констатировать, что юридическая сила электронного цифрового документа (с подписью или без подписи), в том числе и