Следует отметить, что отдельные виды документов могут иметь юридическую силу без собственноручной подписи в порядке, установленном законом или иными нормативно-правовыми актами (например, проездные билеты и пр.). К таким документам (без подписи), имеющим юридическую силу, относится запись в регистрационно-учетных документах, которая часто служит основанием для создания производных от нее документов (например, справок). Юридическая сила последних вытекает из иерархии форм представления и юридической силы взаимосвязанных документов, а также из юридической связи с создавшим их субъектом, его правовым статусом и его правоотношениями с другими субъектами. Как правило, юридическая сила таких записей обуславливается первичными документами, имеющими юридическую силу и послужившими основанием для составления записи в регистрационно-учетном документе.

Исходя из изложенного выше, можно сформулировать основные требования к подписи как реквизиту, являющемуся основной составляющей, обеспечивающей юридическую силу документу. Подпись в юридическом документе должна:

идентифицировать подписавшее лицо;

соответствовать полномочиям лица;

соответствовать волеизъявлению подписывающего лица и совершаться без принуждения какой-либо третьей стороны;

быть уникально связана с личностью подписывающего лица;

иметь письменно-знаковый образ (характер);

совершаться подписывающим лицом собственноручной росписью (записью индивидуального знака или знакосочетания), чем и обеспечивается уникальная связь с личностью подписывающего лица.

Подписание документа собственноручной росписью есть результат универсальной юридической процедуры, завершающей процесс создания документа. Окончательной процедурой завершения создания документа, как правило, является его регистрация и фиксация в нем последнего реквизита – его регистрационного номера. Следует отметить, как пишет М. Казаков, что регистрация является «священной коровой» российского делопроизводства. Историческая неразвитость системы управления в сочетании с большими расстояниями и традиционно низкой ответственностью исполнителей породила скрупулезный подход к регистрации документов на всех уровнях управления.

Исходя из сложившихся традиций, электронный документ может и должен иметь правовой режим, уравнивающий его с традиционными документами. Такой режим можно установить:

за счет признания ее всеми участниками взаимоотношений в определенной (как показывает практика) замкнутой или корпоративной системе, имеющей четко определенные функции и сферу применения;

за счет нормативного установления на всех уровнях общих принципов и эквивалентного соответствия организации правил электронного документооборота традиционному порядку документирования и документооборота, обеспечения их рационального совмещения. Последнее более предпочтительно для решения задач информатизации и построения единого информационно-правового пространства, но, как показывает практика, это достаточно сложный путь.

Условия, при которых этого можно достичь, диктуются природным отличием электронного документа. Это прежде всего установление механизма обеспечения юридических гарантий подлинности и неизменности содержания зафиксированной в документе информации и соответствие формы представления этой информации с реквизитами действующим законам, стандартам и правилам оформления при ее визуализации, а также сохранение преемственности процедур по порядку оформления и использования традиционных документов. То есть юридическая сила электронного документа определяется теми же требованиями, какими определяется юридическая сила традиционного документа, а именно наличием необходимых реквизитов и исполнением необходимых юридических процедур по их оформлению. Но электронный документ при этом имеет и свои специфические особенности и отличия, обусловленные иной технологией их изготовления. В нем или на нем невозможно собственноручно расписаться. Следовательно, юридическую силу электронного документа возможно обеспечить исполнением специальной юридической процедуры, признанной участниками взаимодействия или легитимированной нормой закона и регламентированной подзаконными актами Правительства РФ.