Юридическая сила документа зависит от степени защищенности записи документированной информации с реквизитами (содержания) от подделки и несанкционированных изменений. Для защиты документа могут применяться разные средства. Как уже было отмечено, защищенность записи информации определяется физическими свойствами используемых материалов носителей, формой и технологическими способами нанесения записи, а также материалами, используемыми для фиксации записи. Эти материалы и способ фиксации записи могут быть любыми, но должны обеспечивать жесткую связь записи (или ее фиксирующего материала) с материалом носителя документа, что позволяет в соответствии с обычаем делового оборота визуально оценивать документ на наличие подлога или подложных записей. Защитные функции можно повысить за счет искусственного технологического усложнения структуры материала носителя и установления специальной формы внешнего и внутреннего представления документа. Способы обеспечения защищенности документа могут быть самыми разными и, как правило, определяются требованиями нормативных предписаний в зависимости от целевого назначения определенных видов документов.

Специфическое отличие юридических документов заключается в обеспечении той или иной степени достоверности их содержания и реквизитов связанных с этими документами субъектов, а также возможности наступления определенных правовых последствий, которые проявляются в оригинальности реквизитов и документа в целом (оригинала) и которые, собственно, и определяют юридическую силу документа. Реквизиты – это ряд некоторых атрибутов документа, предусмотренных законом или действующим порядком оформления (правилами), наличие которых делает их достоверными, действительными и без которых они не могут служить основанием подтверждения юридических фактов или основанием совершения гражданско-правовых отношений. Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет ничтожность (недействительность) или оспоримость документа, например отсутствие обязательных реквизитов ценной бумаги влечет ее ничтожность [99]. Если содержательная информация и реквизиты документа не достоверны, то это означает, что документ либо сфальсифицирован, либо подложный. Такой не истинный документ также является документом, обладающим юридической силой особого рода: в случае обнаружения фальсификации или подлога из такого документа вытекают определенные юридические последствия, связанные с ответственностью лиц, совершивших фальсификацию при составлении документа или подделку документов. Так, например, предусмотрена административная ответственность за фальсификацию бухгалтерских и иных учетных документов (ст. 14.13 КоАП РФ) и за подделку документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передачу либо сбыт (ст. 19.23 КоАП РФ), а также уголовная ответственность за служебный подлог (ст. 292 УК РФ), подделку документов (ст. 186, 187, 233, 327 УК РФ).

Таким образом, юридическая сила как официальных документов, так и прочих индивидуальных актов обеспечивается их соответствием требованиям, установленным законом, и наличием вытекающих из них необходимых реквизитов. Обязательными реквизитами для некоторых видов документов являются: наименование организации, от которой исходит документ, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), название документа, код унифицированной формы документа в соответствии с Классификатором правовых актов [100], дата, индекс, текст, визы, подписи должностных лиц, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В зависимости от вида документа и процедуры его подготовки и оформления состав реквизитов может быть самым разным.