При возникновении правовых коллизий их участников интересуют такие реквизиты, которые обеспечивают юридическую силу и значимость документа. Такими реквизитами являются идентифицирующие реквизиты и прежде всего – подпись. Подпись – это реквизит, устанавливаемый в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов, стандартов или обычаев делового оборота, персонально удостоверяющий документ и подтверждающий согласие подписавшего лица со всем, что изложено в содержании документа, что предполагает его ответственность. Подпись является важнейшим реквизитом, который придает документу юридическое значение и силу (за исключением некоторых документов, установленная форма которых не предусматривает наличие подписи).

Наличие подписи в документе означает, что индивид, поставивший подпись, ознакомился с содержанием документа, согласен с этим содержанием, принимает его подлинность, принимает на себя обязательства, вытекающие из его содержания, и (или) несет ответственность за действия, вытекающие из содержания документа, и (или) за его достоверность. Под подписанным документом понимается, что в документе зафиксирована письменная запись знакосочетания, идентифицирующая подписавшее лицо, отождествляющая авторство или согласие подписавшего и указанного в подписываемом документе лица с содержанием документа, а сама подпись совершена его собственной рукой. Целью выполнения юридической процедуры подписывания состоит в том, чтобы подтвердить идентичность подписывающей стороны. Предполагается, что подписывающая сторона дееспособна и обладает соответствующими полномочиями и что зафиксированная в документе содержательная информация достоверна, а факт расписывания в документе соответствует фиксации волеизъявления подписавшей стороны.

Идентифицируемость подписи основана на индивидуальности каждого человека, его особенностях и отличиях по отношению к другим лицам. Собственноручная подпись человека, его почерк и техника писания, как и отпечатки пальцев, всегда уникальны. Эти индивидуальные особенности человека гарантируют, что именно лицо, которое должно подписать документ, ознакомлено с его содержанием и именно оно, выразив свою волю, собственноручно подписало данный документ. По подписи, в случае ее сомнительности, с помощью отработанных криминалистических и графологических методов анализа всегда можно определить, принадлежит ли подпись указанному лицу или это подделка.

Большое значение имеет понятие правомочности подписи. Правомочность подписи связана с юридической значимостью документа, его юридической силой, а также дееспособностью, правоспособностью и полномочиями подписывающего лица. Факт простановки подписи сам по себе не порождает правовых последствий. Для их возникновения должно быть реализовано воедино достаточно много условий, наиболее важным из которых является способность лица реализовать свое волеизъявление по отношению к другим субъектам. Так, в документах, сопровождающих публично-правовые отношения, подписавшее лицо должно иметь определенный должностной статус и соответствующие полномочия, позволяющие осуществлять возложенную исполнительно-распорядительную деятельность. В документах, сопровождающих гражданско-правовые отношения, подписавшее лицо должно быть дееспособным и обладать определенными имущественными правами или обязанностями, позволяющими ему их реализовывать или отстаивать. Во всех случаях правомочность подписи связана с комплексом прав, обязанностей и полномочий, которыми подписывающее лицо обладает на момент подписания соответствующего документа.