Полномочия представителей контролирующих органов четко регламентированы. Субъекты проверки должны не только соблюдать определенные правила поведения, но и разбираться в полномочиях, которыми наделены проверяющие. Знание этих правил поможет избежать типичных ошибок, и смягчит негативные последствия.
4. Как подготовиться к проверке
Перед приходом любого контролера нужно тщательно подготовить как документацию организации, так и ее сотрудников, особенно руководителей и ведущих специалистов, а в первую очередь работников бухгалтерии, которые потенциально могут попасть в круг лиц, непосредственно общающихся с представителями как налогового, так и любого другого вида контроля.
Инструктаж персонала
Для того, чтобы не допустить нежелательного распространения или использования коммерческой информации кем-то из работников организации, целесообразно определить порядок ее хранения и использования внутренним приказом (распоряжением) организации, а также назначить должностное лицо, которое будет отвечать за осуществление контроля над выполнением требований внутреннего регламента всеми работниками. Такой специалист должен хорошо представлять себе процедуру проверки, права и обязанности как проверяющих, так и должностных лиц своей организации, иметь соответствующий объем полномочий, определенных внутренним приказом. Наиболее подготовленными к подобной работе, как правило, бывают руководители юридической службы.
В целях избежания предоставления излишней, недостоверной либо непроверенной информации работников организации необходимо подробно проинструктировать по всем ключевым моментам контрольных мероприятий. Работники должны знать, что никто из них не обязан давать никакой информации без согласования с руководителем или назначенным им ответственным лицом. Никакие сведения, вытекающие из деятельности других служб, подразделений или специалистов, оценке либо освещению в рамках контрольных мероприятий не подлежат. Так, работники бухгалтерии не могут давать пояснений по документам и информации, обрабатываемым, к примеру, работниками отдела логистики или маркетинга.
Внутренний аудит документов
Одним из преобладающих методов проверки является изучение документов бухгалтерского и налогового учета, которыми располагает организация на период проверки. При этом необходимо учитывать, что проверяющими могут быть истребованы не все документы, имеющиеся в организации, и не неопределенный объем документов. Перечень истребуемых документов должен быть однозначно определен в рамках тематики проводимого контроля.
Содержание в штате каждой организации внутреннего аудитора может быть не всегда целесообразно. Вместе с тем периодическое приглашение специалистов-аудиторов оправдано всегда, особенно перед началом налоговой проверки. Такие проверки позволят выявить пробелы в оформлении документов, факты недоплаты или переплаты налогов. Так, если выявляется, например, факт недоплаты налогов, то до начала проверки есть возможность произвести корректирующие расчеты и доплатить налоги.
Прибытие проверяющих
В момент прибытия проверяющих в организацию должна начаться работа по их сопровождению и активному совместному участию в проверке.
Любой прибывший контролер обязан представиться, а если это должностное лицо, то он обязан предъявить служебное удостоверение. При этом необходимо не только внешне ознакомиться с содержанием записей в удостоверении, но и зафиксировать его содержание (снять копию удостоверения). В любом случае необходимо зафиксировать фамилии, имена, отчества прибывших, точное наименование должностей и подразделений, в которых они проходят службу, номера и даты выдачи удостоверений, сроки действия. Необходимо также выяснить у прибывших номера служебных телефонов того подразделения контролирующего органа, которое они представляют.