Важное качество руководителя – это умение постоянно отстаивать интересы своей компании, своего подразделения или бизнес-направления, умение жить и работать в условиях периодически возникающих конфликтов, быстро и правильно разрешать конфликтные ситуации.

Руководитель любого уровня в организационной структуре – это пример для подчинённых сотрудников. Это образ жизни и труда, которому многие будут осознанно или неосознанно следовать (перенимать, повторять). Поэтому очень важны такие качества руководителя, как высокая культура, интеллигентность, сдержанность, вежливость, уважение к коллегам и партнёрам, внимательность. Противоположные качества руководителей всегда создают в коллективе негативную рабочую обстановку и неблагоприятный психологический климат, увеличивают текучесть кадров в организации.

Вся деятельность, которой управляют руководители, а также сами процессы управления должны быть формализованы, чётко структурированы и автоматизированы. Необходимо выполнить как минимум три задачи.

1. Внедрить систему бизнес-моделирования (например, Business Studio) и с её помощью:

• разработать стратегию развития своего направления деятельности;

• описать в виде моделей, регламентировать и оптимизировать процессы;

• разработать показатели KPI для измерения стратегических целей и процессов, организовать их учёт и контроль;

• спроектировать наиболее правильную организационную структуру, соответствующую стратегии и процессам;

• рассчитать трудоёмкость процессов и на её основе – оптимальную численность персонала.

Всё это можно сделать в пустой базе данных или с чистого листа, но это долго, неэффективно и очень затратно. А можно использовать готовые решения, чтобы сэкономить время, ресурсы, избежать (минимизировать) ошибки и риски:

• сборник стратегий развития организаций и процессов [1];

• сборник типовых моделей процессов [2];

• библиотека готовых регламентирующих документов [3].

Задача-максимум – это построить комплексную цифровую модель организации (рис. 1) и корпоративную базу знаний, которая содержит полную и самое главное взаимосвязанную информацию об организации: стратегические цели, бизнес-процессы и продукты, организационная структура, ИТ-архитектуру, операционные риски, показатели KPI, требования в области качества, проекты и др.

2. Внедрить систему управления задачами и поручениями (трекер) и виртуальный цифровой офис (например, Яндекс 360 + Cloud или аналоги). Всё больше организаций создают виртуальное рабочее пространство на базе единой экосистемы (группы взаимосвязанных сервисов), которая кроме трекера задач также включает: корпоративную почту и календари, общий диск (облачное хранилище), видеосвязь для проведения онлайн-совещаний, онлайн-документы и формы, мессенджер и многое другое. Такой подход более удобный, чем внедрять сервисы или ИТ-системы от разных производителей по отдельности.

3. Внедрить систему управления процессами (BPMS), включая онлайн-контроль их исполнения и частичную роботизацию (например, ELMA, DIRECTUM). Многие процессы в организациях являются сквозными (с большим количеством участников) и имеют сложную логику выполнения, поэтому одной только регламентации и простых инструментов недостаточно, потребуется BPMS.

Роботизация (robotic process automation) позволит перевести массовые и рутинные процессы и процедуры в режим автоматического выполнения по заданным алгоритмам (моделям), затем применить технологии искусственного интеллекта (intelligent process automation), а часть сотрудников перевести на более сложные задачи и проекты с повышением квалификации.