Документация – это письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным учета (ГК РФ).

Первичные документы обеспечивают сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности субъекта рынка. К учету принимается только тот документ, в котором заполнены все реквизиты, предусмотренные законодательством:

– наименование контрагента (1);

– наименование документа (2);

– номер документа (3);

– дата документа (4);

– описание хозяйственной операции (5);

– ее количественная и денежная оценка (6);

– подписи ответственных лиц (электронный ключ) (7).

Реквизит «описание хозяйственной операции» состоит из двух элементов:

– содержательной части, описывающей движение ресурсных потоков, которые являются предметом заключенной сделки (реализуемый ресурс);

– дополнительной части – описывающей ресурсы, необходимые для обеспечения данной сделки (транспортные услуги; тара; налоги и др.), и находящейся во взаимосвязанном состоянии с ее содержательной частью (ресурсы, являющиеся предметом сделки).

Задачей учетного инструмента является распределение указанного в первичном документе ресурсного потока (его содержательной и дополнительной частей) по соответствующим нормативным пространствам (произвести дифференциацию признаков). Обладая такой возможностью, учетный инструмент приобретает признаки унифицированного инструмента, удовлетворяющего любую отрасль экономики, в независимости от объемных показателей субъектов рынка, обслуживающих данный сегмент рынка.

Взаимосвязь отделов и подразделений субъекта рынка, распределение ответственности и контрольных функций за движением ресурсных и информационных потоков между агентами компании, определяет порядок движения носителей информации – плановых, ресурсных и денежных документов. Необходимо разработать взаимоотношения структурных подразделений по обработке и продвижению информационных потоков, установить, где, когда, и на каких уровнях управления они встречаются (как по горизонтали, так и по вертикали), кто принимает решения по возникающим отклонениям, и каким образом осуществляется обратная связь по их реализации.

Над фактическим движением ресурсных потоков довлеют плановые показатели, которые выступают как генераторы и контролеры этого движения, а также являются одним из элементов анализа хозяйственной деятельности субъекта рынка. Планирование отгрузки готовой продукции (определение сегмента рынка) через метод калькуляции генерирует плановый запас сырьевых запасов. Напряжение, связанное с необходимостью выполнения обязательств по отгрузке готовой продукции, продвигают сырьевые ресурсы от складов хранения до производственных цехов, плановые запасы сырья генерируют их пополнение и т. д. При этом бездействие приводит к формированию резидентных информационных потоков по начислению штрафных санкций. Порядок выполнения текущих хозяйственных операций определяет «Реестр текущих операций», сформированный на основании алгоритмической логики, построенной на взаимодействии планового и ресурсного потоков – план/факт (рисунок № 17).

Приоритет плана над фактом позволяет поставить под контроль выполнение хозяйственных операций, не допуская при этом технологических разрывов производственного процесса, выявляет возникающие ошибки и отклонения.

Рисунок 1

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

Источник: подготовлено автором

Местом обработки и/или фиксации хозяйственных операций являются подразделения или отделы, отвечающие за продвижение ресурсных потоков.

Ведением учета занимаются агенты компании, наделенные ответственностью за совершаемые хозяйственные операции, а финансовые служащие определяют финансовую стратегию, анализируя такие показатели как рентабельность, оборачиваемость или платежеспособность компании на дату анализа.