Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности хранятся 5 лет при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности (Статья 266 Перечня).

Учет и отчетность адвокатского кабинета.

Сроки хранения документов этого раздела установлены законодательно. В силу подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) хранятся 5 лет (при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу, статья 277 Перечня).

Указанные документы формируются по группам:

по доходам (по назначению, по соглашению, иные поступления),

по расходам (амортизационные начисления, взносы на содержание адвокатских палат, информационные услуги, канцелярские расходы, расходы на командировки работников адвоката, расходы на обязательное и добровольное страхование, расходы на литературу, расходы на оплату труда, расходы на повышение квалификации адвоката и его работников, расходы на поездки адвоката, расходы на содержание адвокатского кабинета, почтовые расходы, транспортные расходы, включая расходы на общественный транспорт, такси, расходы на аренду транспортного средства, услуги банка, услуги связи, включая мобильную и стационарную связь затраты на интернет и кабельное телевидение, хозяйственные расходы, юридические услуги).

по назначению: Кассовая книга адвокатского кабинета. Приходные кассовые ордера. Расходные кассовые ордера. Копии квитанций об оплате юридической помощи. Копии документов о возврате адвокатского гонорара. Выписки с расчетного счета и иных счетов и документы к ним (копии платежных поручений), которые группируются по каждому открытому счету отдельно.

Налоговые органы мягко рекомендуют использовать адвокатским образованиям, включая адвокатские кабинеты, при приеме наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее – работник), использовать приходные кассовые ордера по унифицированной форме 0310001, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (Письмо УФНС России по г. Москве от 07.11.2012 №17—04/106683; Указание Банка России от 11.03.2014 №3210-У (ред. от 05.10.2020) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 №32404)

Договоры о материальной ответственности материально ответственных лиц адвокатского кабинета хранятся 5 лет после увольнения указанных лиц (Статья 279 Перечня).

Типовые формы договоров о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности, утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 №85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 03.02.2003 №4171).