Если у адвоката есть работники и они готовят документы, то на них проставляется отметка об исполнителе.

Отметка включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне внизу слева.

Например: Забелин Иван Андреевич, помощник адвоката, +7 (495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Ранее я писал, что с учетом большого объема копируемых адвокатами документов для суда и сторон лучше использовать штамп.

Адвокаты часто работают с копиями документов, поэтому должны знать правила оформления копий документов.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за… год») и заверяется печатью организации.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа адвокату и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Необходимость этого реквизита обусловлена как наличием у адвоката работников, так и пометками для себя, для памяти, например: «В дело», «В архив».

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

Для адвоката этот реквизит актуален в двух случаях: либо наличие работников, либо слабая память.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Например, исполненное (оплаченное) постановление об оплате труда адвоката может быть сопровождено пометкой «Оплачено. В дело».

О бланках документов я уже писал в разделе «Создание адвокатского кабинета: первые шаги».

Здесь повторю. Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8—2013, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).