✓ Введение новых товарных позиций и закупочных цен в информационную систему.
✓ Расчет закупочных цен после получения информации от отдела закупок.
✓ Подготовка и проводка результатов промежуточных и плановых инвентаризаций.
✓ Ведение и контроль товарооборота на всех складах компании в информационной системе при приходовании прямых поставок на эти склады.
✓ Контроль, координация и консультирование сотрудниками ООУ ведения всех складов в магазинах и филиалах компании.
✓ Выборочный контроль и консультирование по правильности выписки счетов всеми подразделениями компании.
✓ Предоставление отчетной информации по остаткам, ценам, товародвижению и другим данным руководству отдела закупок, руководителю контрольно-ревизионной службы и другим контролирующим подразделениям компании по запросу.
Контроль за работой этого отдела необходимо осуществлять именно отделу закупок как звену, ответственному за ассортиментную и товарную политику в компании. Поэтому правильно отдел ОУ подчинить напрямую отделу закупок. Руководитель отдела закупок должен контролировать (и нести ответственность, конечно) за правильность внесения сотрудником ОУ всех данных в информационную систему (и в части нового товара, и в части правильности выписки накладных и составления актов по перемещению товара), за скорость обработки данных (по составлению отчетов или внесению данных по итогам инвентаризаций).
По сути, операционист отдела ОУ становится помощником для закупщика, его правой рукой по введению товаров в систему. Он также осуществляет связь между закупками и складами компании – часто именно он является «представителем» закупок на складе, решая в рамках своих полномочий мелкие вопросы по товару.
Пример из практики. Грузчик на складе не может найти товар согласно выписанной накладной. Он звонит операционисту с просьбой проверить, правильно ли выписана накладная, нет ли ошибок в коде. Операционист сверяется со счетом – ошибок в выписке накладной нет. Зная товар, он советует грузчику внимательно рассмотреть код на коробке, так как этот товар может иметь код, который указан в накладной, и иметь дополнительные буквенные обозначения, сбившие грузчика с толку. Грузчик, получив дополнительную информацию, осматривает коробку с товаром более внимательно, находит на обратной стороне правильный код и отгружает товар.
Ситуация кажется пустяковой, но она типична. И часто по таким во-про сам работники склада вынуждены обращаться к закупщикам или категорийным менеджерам (что неизбежно, так как товар отгружать надо, а никто другой такую информацию о товаре дать не может).
Конечно, функция ООУ только этим примером не ограничивается. Ниже приведен образец должностной инструкции операциониста отдела ОУ в компании, торгующей бытовой техникой и электроникой, имеющей и оптовые, и розничные продажи, насчитывающей пять филиалов и двенадцать магазинов федерального уровня.
Должностная инструкция операциониста отдела ОУ компании «Азимут»
1. Подразделение
1.1. Отдел оперативного учета является структурным подразделением отдела закупок компании.
1.2. Операционист ООУ административно подчинен руководителю отдела закупок.
2. Целевое назначение должности
2.1. Ведение учета движения товара на складах компании.
2.2. Контроль состояния складских запасов на складах компании.
2.3. Осуществление взаимодействия работы отдела логистики (транспортного отдела, складов компании) и отдела закупок, а также других подразделений компании, связанных с движением товаров.
3. Позиция должности
3.1. Операционист ООУ назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела закупок.