o Структурирование информации и знаний в организации.

o Сокращения времени на поиск и размещение информации.

o Приращение интеллектуального капитала организации за счёт накопления всех типов явных (формализуемых) знаний и информации.

o Повышение профессионального уровня и компетенций сотрудников.

o Инициирование самообразования.

o Формирование обучающей среды.

o Сокращение затрат на обучение персонала.

o Тиражирование лучших профессиональных практик, идей, технологий.

В каких случаях будет полезен инструмент управления знаниями:

• Снижение/низкий уровень компетенций и знаний сотрудников.

• Потеря знаний при увольнении сотрудника. Высокие риски бизнеса при высокой текучести кадров.

• Длительный поиск решений на комплексные проблемы/задачи.

• Длительный поиск необходимой информации в информационных хранилищах. Информационный беспорядок.

• Низкая эффективность, продуктивность командной работы (Рабочие группы).

Ключевые показатели эффективности инструмента управления знаниями:

• Для организации – наличие единого и систематизированного интеллектуального хранилища организации.

• Для сотрудников – сокращение времени поиска информации.

Метрики инструмента управления знаниями:

• количество загружаемых и скачиваемых (просмотренных) материалов;

• количество сотрудников, посетивших базу знаний;

• количество переходов (кликов) для поиска нужной информации.

Требования к Базе знаний:

• «База знаний» должна иметь администратора в обязанности которого входит:

o контроль качества заполнения полей;

o отсеивание явно несоответствующей информации;

o ответы на вопросы, поддержка пользователей.

• Для структурирования информации необходимо использовать:

o иерархию, т.н. онтологию;

o тэги.

• Типовая структура «Базы знаний» содержит в себе следующие элементы:

o Разделы базы знаний. Назначение – структурирование информации по определённым категориям с целью облегчения поиска и ориентации в базе знаний. В структуру базы знаний, как правило, закладывается 3-х уровневая система структурирования информации (например, интернет-проект http://www.twirpx.com/).

o Медиатека. Назначение – вспомогательный инструмент структурирования информации по типу файлов. Помогает пользователю более интерактивно взаимодействовать с файлами базы знаний (например, сервис компании Apple – iTunes U).

o Тэги. Назначение – структурирование информации по ключевым словам.

o Маркеры. Назначение – отображение количества содержащегося материала в базе знаний.

• Типовой процесс добавления материалов в «Базу знаний» представлен на рисунке 11.

Рисунок 11 – Типовой процесс добавления материалов в «Базу знаний»

• Каждому материалу в «Базе знаний» может присваиваться определённый набор параметров, которые указываются в соответствующих полях профиля:

o «Название» [название документа];

o «Авторы» [фамилия сотрудника, создавшего или приславшего документ];

o «Ключевые слова» [слова типа: Бурение, Ванкорское м-е, Роснефть];

o «Категория» [категории типа: Бурение, ИДН, РИР, МУН, ГРП, Цементирование];

o «Состояние содержимого» [статусы типа: В разработке, Утверждён, Проект];

o «Тема» [тип документа, например, «ГТН»];

o «Комментарии» [любые комментарии];

o «Организация» [название организации].

Практики внедрения инструмента управления знаниями:

• Booz Allen & Hamilton (международная консалтинговая компания) – «Knowledge On-Line». Международная консалтинговая фирма, специализирующаяся в области управления и технологий, Booz Allen & Hamilton, связала 6700 своих сотрудников, работающих более чем в 80 офисах по всему миру, intranet-решением по управлению знаниями, получившим название Knowledge On-Line (KOL). Систем KOL упростила обмен идеями между ними и обеспечила весь штат 80 офисов удобным и незамедлительным доступом к текущей корпоративной информации, а фактически, дала каждому возможность в той или иной теме не уступать экспертам.