Отдельные акты и события в деятельности предприятия удобно описывать в виде некоторой последовательности расположенных на оси времени формализованных записей – операций. Мы называем их хозяйственными скорее по привычке либо традиции, следуя привычной терминологии разработчиков инструментальных средств для ведения учета.

Впервые этот термин в программном продукте «из коробки» применила фирма «Хакерс Дизайн» в 1990 или 1991 году и он тогда имел этот же смысл, затем термин и подход подхватил «Турбо-бухгалтер», «1С», «Инфин» и многие десятки других бухгалтерских продуктов большей или меньшей распространенности.

Мы применяем типовую хозяйственную операцию программы «Финансы без проблем» в ее единственно теоретическом смысле – как структурированную запись, отдельные поля которой могут иметь контекстно зависимое множество значений, имеющую определенную дату совершения (регистрации момента, когда совершилось эквивалентное событие в реальном мире) и определенное место в последовательности операций на оси времени.

Операция ТМЦ приход

Типовая операция – оприходование ТМЦ, товарно-материальных ценностей. Она начинается с группового заголовка «ТМЦ приход», затем следует (в наших системах) указание на организацию, к которой относится данная операция, то есть она трансформированном иде потом попадет в учетные системы бухгалтерскую и налоговую организации -POLY, уточнение вида операции tmcpr03 задает способ, как именно приходуются данные ТМЦ (товары, материалы, малоценные предметы и т.п.), далее указывается склад приходования SK421, код поставщика 6050363 (здесь каждая позиция кода может иметь определенный смысл, что позволяет ориентироваться в списках из тысяч поставщиков), регистрируются номера счет-фактуры 0141220-МСК и товаро-транспортной накладной 1301/03, затем указывается количество =1 и сумма = 12262 рубля, в том числе НДС 20%, после чего следует номенклатурный код ТМЦ 4Е8000443 и фрагмент его наименования. Завершает операцию комментарий 0141220-МСК// 1301/03, метка оператора L, штамп времени регистрации операции 1601105541 и уникальный код операции AAAA-201.

Оператор L, который зарегистрировал операцию, не обязан знать ничего о том, как именно система управленческого учета поступит с записанной информацией. А система, в свою очередь, автоматически вычислит управленческие счета, участвующие в операции, определит суммы проводок по оприходованию стоимости ТМЦ без НДС на балансовый счет (товаров, материалов или иного вида ТМЦ), выполнит проводку оприходования НДС на чет НДС приобретенные, запишет поступление данного ТМЦ на склад, добавит данный склад в список «а где еще есть такой вид ТМЦ», если склада не было в этом списке, создаст запись в книгу покупок и журнал учета счетов-фактур полученных, то есть выполнит заодно все действия, которые требуются для налогового учета. И как итог – сформирует приходную накладную, первичный документ операции.

Остается задача сохранения оригинала документа поставщика, на основании которого производится регистрация прихода. Сегодня наиболее рациональным способом является создание скана или фотоснимка документа и сохранение этого скана там же на сервере со ссылкой на место хранения и имя единицы хранения, совпадающее с штампами операции его регистрации. В данном случае код хранения – L-1601105541-AAAA-201.