Сам бумажный документ может быть отправлен в защищенное хранилище физических документов, а вся дальнейшая работа происходит с каталогизированным собранием электронных копий.

Если сервер, регистрирующий операцию, находится в недоступном для изъятия месте, управленческий учет становится принципиально неразрушимым. Дополнительную надежность информации на этом сервере придают процедуры резервирования данных, в том числе с передачей их на удаленные компьютеры, откуда эти данные всегда можно извлечь в случае отказа рабочих серверов.

Дата регистрации операции в системе может совпадать с датой совершения описываемого ею события, а также быть выполненной раньше или позже.

Для выстраивания последовательности операций в определенном порядке служат признаки «очереди операций». Операция может иметь так называемый общий порядок – то есть естественный, операции записываются одна за другой в данной дате совершения так, что новая операция в этой дате записывается в конец этой очереди.

Если необходимо обеспечить помещение операции перед некоторым уже записанным на данный момент множеством операций, применяется признак «начала дня», который образует собственную очередь, предшествующую очереди общего порядка. Например, операция прихода материала в конкретной дате не была вовремя зарегистрирована по какой-то причине, а расход, например, передача принятого в этот же день материала в производство, уже был зарегистрирован в положенное время и в положенном месте. Тогда, пометив приход материала «началом дня», мы обеспечим автоматическое помещение события прихода прежде его расхода, и должный порядок следования событий будет соблюден.

Точно так же, если необходимо обеспечить запись некоторой последовательности завершающих период (день или месяц, например) операций, такую последовательность можно пометить признаком «в конце дня», и она автоматически будет помещена после последней операции дня очереди «в общем порядке», как будто завершающие операции действительно регистрировались позже.

Эти механизмы дают некоторую возможность свободы в неидеальном мире управленческого учета, когда разные операторы и обстоятельства не позволяют располагать учетные операции в должной последовательности.

Эффективное представление структуры и атрибутов операции управленческого учета достигается формированием дерева, последовательно раскрывающего группировку и классификацию набора обрабатываемых операций, что упрощает изучение возможностей системы персоналом, особенно при специализации различных групп сотрудников на ограниченных наборах операций – время обучения тогда может исчисляться минутами, и возможно групповое «каскадное» обучение, когда пользователи учатся друг у друга, часто не обращаясь ни за консультацией, ни к документации, ни даже к встроенной системе помощи в программах-клиентах.

Принцип каскадного обучения прекрасно себя зарекомендовал на практике, когда достаточно большие системы, охватывающие десятки пользователей, устойчиво существовали и обслуживались десятилетиями без всякой поддержки и сопровождения со стороны разработчиков – она просто не требовалась, и периодический опрос «подопечных» предприятий возвращал стандартный ответ, все в порядке, все хорошо работает, спасибо».

Хозяйственная операция содержит определенное количество параметров и атрибутов, которые задаются ответами на вопросы при регистрации операции. Порядок следования вопросов задается деревом видов операций.

Фрагмент дерева видов операций – Финансы, рубли приход и расход