Вместе с тем многолетняя традиция рассматривать документооборот как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки играет свою положительную роль.
Во-первых, в условиях бумажного или смешанного документооборота его рассмотрение как процесса движения документов в организации может по-прежнему применяться для анализа процессов работы с документами на бумажном носителе.
Во-вторых, рассмотрение документооборота как процесса движения документов связано с оптимизацией и унификацией управленческих процессов и процедур, а в условиях внедрения новых информационных технологий, благодаря автоматизации и реинжинирингу бизнес-процессов, можно получить качественно новые результаты.
В-третьих, традиционная документоведческая трактовка документооборота послужила методической основой анализа основных этапов и процедур работы с входящими и исходящими (поступающими и отправляемыми) документами, относящихся к жизненному циклу документа, хотя в предыдущий период в отечественном документоведении это понятие еще широкого распространения не получило. Традиционное определение документооборота фактически охватывает стадии жизненного цикла документа с момента его создания или получения до стадии покоя, которые будут рассмотрены ниже.
2.2. Стадии жизненного цикла и функции документа
Хотя содержание понятия «жизненный цикл документа» представляется интуитивно ясным и созвучным «жизненным циклам» других объектов и явлений, оно требует более пристального рассмотрения с учетом влияния новых информационных технологий и расширения применения электронных документов.
Понятия «жизненный цикл документа» (англ, document lifecycle) и «управление жизненным циклом документов» (англ, document lifecycle management) широко используются зарубежными документоведами и архивистами. При этом разработка проблематики применения новых информационных технологий для работы с документами и регламентация этой сферы осуществляются на основе данной концепции.
В 2010 г. нами было отмечено, что в российском документоведении понятие «жизненный цикл документа» пока не получило столь широкого распространения, хотя связанные с ним закономерности существования документа бесспорно признаются [119, с. 32]. Так, видный российский документовед Т.В. Кузнецова подчеркивала, что «этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена» [174, с. 11].
В последние годы ситуация с использованием понятия «жизненный цикл документа» стала меняться в связи с необходимостью методологической проработки вопросов обращения электронных документов и их жизненного цикла. Сейчас это понятие в среде российских документоведов и архивистов получило более активное применение.
Понятие «жизненный цикл документа» применительно к электронным документам в библиотечном деле нашло отражение в ГОСТ Р 7.0.95-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики», где записано, что «под жизненным циклом электронного документа понимается последовательность событий, которая сопровождает создание и использование электронного документа» [71, с. 4].
С позиций классического документоведения и архивоведения основные стадии жизненного цикла документа рассмотрены членом-корреспондентом РАН В.П. Козловым [156]. При этом автор подчеркивает, что «…осознание жизни документа и основных стадий, этапов этой жизни является второй, после определения документа, фундаментальной основой общей теории документа» [157, с. 8], формирование и развитие которой еще продолжается.