Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «документационное обеспечение управления» – это «деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами» [70]. По мнению М.В. Ларина, внесшего в российском документоведении наиболее весомый вклад в разработку этой проблематики, документационное обеспечение управления – это «…термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией» [181, с. 50]. В многочисленных трудах М.В. Ларина исследуются различные аспекты и формы работы с документами в их историческом развитии и обосновывается современное содержание деятельности по управлению документацией.

С позиций сегодняшнего дня можно обратить внимание на то, что наряду с понятием «управление документацией», которое широко употребляется в профессиональной среде и в научных публикациях, применяется также понятие «управление документами». Последнее понятие нашло отражение в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (как перевод англоязычного термина «records management») и закреплено также в ГОСТ Р 7.0.8-2013 [70, 73].

Понятие «управление документами» в ГОСТ Р 7.0.8-2013 определено как «деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации» [70].

В современных условиях управление документацией выделяется как специализированная управленческая функция, которая должна охватывать весь спектр вопросов создания, обращения, хранения и уничтожения документов, образующихся и циркулирующих в управленческой системе. На наш взгляд, важно рассматривать эту функцию не только на уровне отдельной организации, но и в масштабах различных управленческих систем, в том числе как часть функции управления информационными ресурсами [119, с. 101].

Управление документооборотом можно рассматривать как функцию, связанную с управлением документами. Отмечая необходимость дальнейшего содержательного анализа понятия «документооборот», приведем мнение видного российского документоведа Т.В. Кузнецовой, которая подчеркивала, что документооборот является «отражением системы управления» [174]. Соответственно, анализировать документооборот следует с учетом системы управленческих отношений, связей и процедур.

При объективной возможности унификации документооборот в различных организациях может иметь специфические черты, связанные как с технико-технологическим, так и с человеческим фактором в управлении, корпоративными и национально-государственными традициями, а также состоянием социально-экономической системы (предприятие, отрасль, регион и т. п.), управление которой обеспечивает система документооборота.

Кроме того, рассматривая определение понятия «документооборот», Т.В. Кузнецова подчеркивала слова «движение документов», то есть «их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому» [173, с. 194–195]. Здесь, как видим, присутствует также аспект коммуникации между сотрудниками.

На наш взгляд, важно учитывать, что управленческий документооборот не является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений [121, с. 24].

В эпоху обращения бумажных документов, когда фокусировалось внимание на деятельности службы делопроизводства, было приемлемым традиционное понимание документооборота. Однако при рассмотрении вопросов организации документооборота в масштабе достаточно большой иерархической системы или крупной (в том числе территориально распределенной) организации становится очевидным, что круг этих вопросов шире, чем рамки традиционной делопроизводственной трактовки. При переходе к технологиям электронного документооборота эта разница становится еще более отчетливой.