Отметим, что понятия внутреннего и внешнего электронного документооборота впервые были использованы и обоснованы автором настоящей книги в 2003 г. [113]. Этот подход был воспринят специалистами в области электронного документооборота и в настоящее время получил практическую реализацию при разработке ряда программных продуктов для создания СЭД, нашел отражение в функциональных требованиях к этим системам. К этому добавим, что применительно к внутреннему и внешнему электронному документообороту по-разному решаются вопросы аутентификации и обеспечения информационной безопасности и защиты информации.

В качестве подтверждения необходимости учитывать обращение электронных документов не только в рамках организации, но и за ее пределами, в том числе в контексте решения задач обеспечения юридической значимости применения электронных документов, обратим внимание на то, что еще с начала 2000-х гг. усилилось внимание к содержанию понятия «документооборот» со стороны исследователей правовых аспектов электронного документооборота.

Необходимость решения правовых проблем организации документооборота, в том числе электронного, между органами государственной власти, местного самоуправления и иными субъектами обосновывается в работах И.Л. Бачило, Н.И. Соловяненко, других правоведов (например, [91, 92, 209, 214]). В частности, исследователь гражданско-правовых аспектов документооборота Е.А. Шелепина рассматривает электронный документооборот в сфере взаимодействия субъектов предпринимательской деятельности как «совершение юридически значимых действий путем обмена электронными документами с использованием электронных средств связи» [228, с. 12].

Иными словами, рассматривая документооборот прежде всего как «оборот документов», правоведы обращают также внимание на то, что электронный документооборот является формой взаимодействия различных субъектов (юридических и физических лиц), т. е. не ограничивается движением документов в рамках одной организации, как традиционно его рассматривали документоведы. При этом, по мнению И.Л. Бачило, «значимость и всепроницаемость в общественные отношения электронного документа обязывает иметь наиболее точное его нормативно-правовое определение, понимание его структуры и доверие к нему как носителю достоверной, своевременной и неизменяемой в процессе передачи информации, а также его необходимой защиты» [92, с. 22].

Российские ученые – специалисты по системному анализу В.Л. Арлазаров и Н.Е. Емельянов – применительно к развитию информационных технологий отметили, что «постепенно формируется целая область – системы управления документами (СУД). Можно было бы сказать документооборот, и это было бы правильно, но, к сожалению, слово это понимается часто в очень узком смысле как некое расширение делопроизводства» [87, с. 6].

В связи с этим отметим, что в терминологическом стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 базовые понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» получили новые определения [70]. Уместно вспомнить, что в предыдущем стандарте [64] понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» рассматривались как синонимы и обозначали отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «делопроизводство» определяется как «деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, хранение и использование документов» [70]. Обратим внимание, что в данном определении присутствует и понятие «документооборот», которое, как отмечено выше, в настоящее время может рассматриваться как более широкое. Однако в данной дефиниции подчеркивается, что делопроизводство