При работе с бумажными документами для обеспечения их физической сохранности в архивах может создаваться фонд пользования (как на бумажных, так и на других носителях информации) или страховой фонд. Аналогично для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации.

С учетом техногенных факторов для обеспечения сохранности информации в системах электронного документооборота и архивов необходимо решать задачи обеспечения непрерывного, устойчивого функционирования информационной системы в целом.

10. Информационная безопасность. Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа (а, значит, угрозы от неправомерного использования, модификации, уничтожения и разглашения содержания документа) может быть обеспечена физической недоступностью документа (например, хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т. п.), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах (передача под расписку), а также другими организационными мерами.

Для электронных документов эта задача решается использованием средств регламентации доступа пользователей и защиты от несанкционированного доступа к компьютерной технике, каналам связи, информационным системам, протоколированием действий пользователей, использованием средств криптографической защиты информации и т. п. Отдельная проблема – защита от компьютерных вирусов и хакерских атак. В целом в условиях применения электронных документов важно сочетать технические и организационные меры обеспечения информационной безопасности и защиты информации.

11. Сфера применения (бытования) документов. Документы на бумажных носителях в настоящее время применяются повсеместно. Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы.

В результате за последние годы произошли качественные изменения в двух главных аспектах:

от использования компьютерной техники лишь для подготовки управленческих документов (по сути как более совершенного средства, заменяющего пишущую машинку) к возможности выстроить целостные технологии, основанные на применении электронных документов и электронного взаимодействия;

на этой основе осуществляется переход от применения отдельных документов на машинном носителе к массовому применению электронных документов.

Таким образом, приведенное сопоставление электронных и бумажных документов по характеристикам, важным для повседневной работы в сфере управления еще в недавнем прошлом, в новых условиях снимает большинство встречавшихся ранее возражений против использования электронного управленческого документооборота. Теперь документы в электронной форме используются все более активно, в практике управленческой деятельности реализуется смешанный электронно-бумажный документооборот.

Таким образом, традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Соответственно, нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (так называемые документы со сроком хранения «Постоянно», поступающие затем в государственные архивы). С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего для доведения информации и ее поиска в информационном ресурсе) электронные документы имеют неоспоримые преимущества.