Еще недавно по восприятию некоторые электронные документы были отчасти сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его файл «прокручивался» перед глазами пользователя, при этом в каждый момент времени была обозрима лишь часть информации на мониторе. Менее двух десятилетий назад американские исследователи отмечали, что текст с экрана компьютера (монитора) независимо от его содержания воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги, и рекомендовали учитывать данное обстоятельство при подготовке текстов для интернет-рекламы [135, с. 289]. Даже легендарная личность компьютерного бизнеса Б. Гейтс вынужден был признаться, что он не является ортодоксальным «антибумажником», поскольку сам распечатывал многостраничные документы. Он писал, что «пока не произойдут революционные изменения в технологии плоских экранов, – печатные книги и журналы по-прежнему будет удобнее читать и носить с собой, чем электронные носители информации» [127, с. 72].

За последние годы и в этой сфере налицо значительный прогресс. Повсеместно вошли в обиход электронные книги, сенсорные экраны, планшетные персональные компьютеры. Современные программно-технические средства предоставляют принципиально новые возможности, повышающие удобство работы с электронными документами, в том числе с несколькими одновременно и с одновременным отображением нескольких страниц документа на экране стационарного настольного компьютера. Для руководителей и специалистов, занятых аналитической и творческой работой, это обстоятельство является довольно существенным. Вспомним ситуации, когда, работая с документами и печатными изданиями, сопоставляя их информацию, человек нередко обнаруживает особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочередном просмотре документов.

5. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент. Эту возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Вместе с тем есть и особенности.

На бумажном документе следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и т. п., обычно остаются. К примеру, вспомним строки из «Евгения Онегина» А.С. Пушкина о том, что «хранили многие страницы отметку резкую ногтей». В случае электронного документа, если позволяет формат его записи, в процессе работы требуемый фрагмент можно выделить (например, цветом, шрифтом), а затем это выделение убрать (не сохранять). Можно также сохранить копию документа с пометками, комментариями, исправлениями в отдельном файле. При этом следов на исходном электронном документе не останется и его целостность не будет нарушена.

6. Возможность сделать копию документа. В случае изготовления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от применяемых технических средств. Так, на бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотопленке копии могут быть получены с помощью средств фотографирования, микрофильмирования. Электронную копию бумажного документа можно получить путем сканирования.

В случае получения копии с электронного документа трудоемкость и затраты времени на копирование значительно уменьшаются. Так, можно либо скопировать файл, либо дополнительно распечатать документ, либо вывести информацию на микрофотоносители и т. п. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте, может быть размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему других пользователей (например, корпоративные системы документооборота, корпоративные порталы, облачные хранилища, официальные сайты в сети Интернет и т. п.). В таком случае исключается необходимость изготовления бумажных копий документа.