Реализация смешанного документооборота позволяет осуществлять поэтапное расширение сферы применения электронных документов. Данное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота. Кроме того, использование в обозримой перспективе смешанного электронно-бумажного документооборота позволяет принимать во внимание преимущества и недостатки бумажных и электронных носителей информации [119, с. 99]. К аналогичному выводу приводит анализ зарубежного опыта управления электронными документами [143, с. 385–386].

В то время как за многовековую историю своего существования документы на бумажном носителе обрели относительную устойчивость своих характеристик, электронные документы как явление и предмет управленческого труда находятся еще в начальных фазах своего развития, поэтому их характеристики будут развиваться дальше. И, как можно было наблюдать за последние два десятилетия, это развитие происходит все более ускоряющимися темпами (синхронно развитию современных информационных технологий). Кроме того, здесь речь идет не только о применении электронных документов в различных формах, но и о трансформации ранее применявшихся видов документов на бумажных носителях (например, замена телефонограммы на факсограмму или SMS-сообщение) или сокращении сферы их применения (например, телеграмм при использовании технологий электронного документооборота).

На наш взгляд, важно дополнить приведенное выше сопоставление бумажных и электронных управленческих документов (выполненное с позиций их повседневного использования работниками сферы управления) рядом других характеристик документов, обусловленных более общими факторами их существования. К ним в первую очередь можно отнести следующие:

1. Среда существования документа. Некоторые принципиальные характеристики, связанные с физической природой электронного документа, были предметом анализа в работах ученых – специалистов по вычислительной технике – В.А. Гадасина и В.А. Конявского [125, 165]. Отметим, прежде всего, особенности среды существования (обращения и хранения) бумажных и электронных документов (среды осуществления жизненного цикла документа – см. главу 2).

В отличие от бумажного документа, существующего в аналоговой физической среде (позволяющей непосредственно воспринимать документ как физический объект и зафиксированную информацию), электронный документ существует в электронной среде, создаваемой совокупностью программных и технических средств обеспечения информационных процессов. Понятия аналоговой и электронной среды ввиду их важности для осуществления электронного обмена информацией вошли в ГОСТ Р 52292-2004 [66].

Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной сред. Кроме того, последние годы отмечены появлением гибридных документов, содержащих на бумажном носителе фрагменты (например, штрих-коды, элементы электронных носителей с цифровой и биометрической информацией), которые могут считываться интерфейсными устройствами [229]. Однако это не изменяет общей закономерности, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, не позволяющая документу перемещаться из одной среды в другую без изменения формы представления информации. Вместе с тем информационные системы (имея принадлежность либо к электронной, либо к неэлектронной среде) могут включать метаинформацию как об электронных, так и о неэлектронных документах одновременно.