Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Следовательно, в учетной политике целесообразно также определить перечень таких документов.

Кроме того, пунктом 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлено, что без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны быть приняты к исполнению.

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. Это значит, что следует составить Перечень расчетных документов, а также обязательств, под которые компания осуществляет финансовые вложения.

При необходимости передоверить право подписи уполномоченному лицу, это лицо также должно быть указано в учетной политике. В данном случае речь идет в первую очередь о праве подписи банковских документов. В учетной политике нет необходимости указывать конкретную фамилию должностного лица, которое является уполномоченным; достаточно указать должность по штату или штатному расписанию (например, заместитель руководителя по финансовым вопросам). Эта мера позволит избежать вопросов, связанных с внесением изменений в учетную политику в случае изменения должностного положения работников.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют:

• длящиеся факты хозяйственной жизни: начисление процентов по займам, амортизацию активов и тому подобное;

• повторяющиеся факты хозяйственной жизни: поставку товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и так далее (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021).

Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы.

Требование составления первичных документов сразу после окончания операции не распространяется на реализацию товаров (продукции, работ, услуг) с применением контрольно-кассовых машин. В соответствии с пунктом 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в этом случае допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

В целях организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности документации необходимо разработать График документооборота и утвердить его в качестве одного из приложений к учетной политике. В отношении каждого вида первичного учетного документа в графике документооборота следует указывать количество экземпляров документа, а также лиц ответственных за оформление, проверку, обработку, передачу в архив с указанием соответствующих сроков исполнения. Как правило, ответственность за оборот документов бухгалтерского учета возлагается на главного бухгалтера или на стороннее лицо, привлеченное по договору.

Управление документооборотом позволяет критически оценить существующие рабочие процессы и найти способы повышения их эффективности. В частности, это связано с тем, что сроки обработки некоторых первичных документов непосредственно влияют на размер оборотных средств. Например, оформление отгрузочных документов на готовую продукцию (при последующей оплате) на один день быстрее, чем по ранее действовавшему графику, способствует уменьшению периода оборота денежных средств. Сокращение сроков оформления расходных документов, необходимых для выдачи в производство материально-производственных запасов, позволяет сократить либо размер складских запасов, либо остаток незавершенного производства. А наличие документальной информации о потребностях в материалах в ближайшем будущем и их текущей доступности способствует своевременному формированию заказов поставщикам.