Если в целях осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях в организации предусмотрено составление сводных учетных документов, перечень и формы таких документов также должны быть указаны в ее учетной политике.

Организация вправе самостоятельно выбрать, с какими формами документов бухгалтерского учета ей работать, в этих целях она может использовать:

– Формы первичных документов, самостоятельно разработанные хозяйствующим субъектом (ч.4 ст.9 Закона №402-ФЗ).

– Унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России, которые по умолчанию формируются бухгалтерскими программами. Их можно использовать в неизменном виде, а можно скорректировать, добавив нужные реквизиты и (или) удалив лишние.

Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель компании, включив его в учетную политику или отдельным приказом.

Унифицированные формы для банковских и кассовых документов, а также для транспортной накладной применяются экономическими субъектами в обязательном порядке.

Каждый первичный документ должен иметь все обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 закона №402-ФЗ, а именно:

– наименование;

– дату составления;

– наименование составившего его экономического субъекта;

– содержание факта хозяйственной жизни;

– величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

– должности лиц, совершивших операцию, и лица, ответственного за ее оформление, или лица, ответственного за оформление свершившегося события;

– подписи указанных выше лиц, с перечислением их фамилий и инициалов либо других реквизитов, необходимых для их идентификации).

За грубое нарушение правил учета учета доходов, расходов и объектов налогообложения (в т.ч. за отсутствие первичного документа), которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:

– 10 тыс. рублей, если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);

– 30 тыс. рублей, если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ).

За занижение налогооблагаемой базы, которое произошло в результате грубого нарушения правил учета, полагается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

При работе с первичными документами необходимо соблюдать также следующие требования:

– составлять на русском языке, а если документ сформирован на иностранном языке, то включить построчный перевод, который может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и непосредственно налогоплательщиком или его работником. Если компания-налогоплательщик получает от своих контрагентов-иностранцев документы, составленные по типовой форме, то в таком случае нет необходимости в переводе каждого из них. Компания вправе лишь один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы, а в дальнейшем переводить лишь изменившиеся показатели первичного документа;

– составлять на бумаге или в электронном виде. Первичные учетные документы составляют: 1) в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью – в случаях, установленных методическими рекомендациями; 2) на бумажном носителе – в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в электронной форме или если нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости их составления (хранения) исключительно на бумажном носителе;

– отразить виды применяемых форм документов в учетной политике;