Тесты по менеджменту. Практикум эффективного руководителя Алексей Булатов

Делегирование – это передача своих задач, своих полномочий и своей ответственности сотруднику, который будет их выполнять и возьмет на себя всю ответственность за их исполнение или неисполнение.

Передать свою работу сотрудникам вовсе не означает делегирование. Делегировать же означает передать кому-либо контроль над тем, что является частью вашей работы.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ – это возникающее обязательство исполнить поставленные перед вами задачи.

ПОЛНОМОЧИЯ – это определенные права, позволяющие вам использовать ресурсы компании и управлять работой определенных сотрудников с целью решения тех или иных задач.

ЧТО И КОГДА ДЕЛЕГИРОВАТЬ

– Когда работу может выполнить кто-нибудь, кто зарабатывает меньше вас – или меньше, чем вы стремитесь получать;

– Когда для квалифицированного выполнения задачи у вас не хватает знаний, умений и опыта;

– Когда задание рутинное;

– Когда задание способствует профессиональному росту подчиненных.

ЗАДАЧИ, КОТОРЫЕ НЕЛЬЗЯ ДЕЛЕГИРОВАТЬ

– Разработка стратегий и постановка ключевых целей;

– Планирование текущей работы;

– Выбор исполнителей для решения той или иной задачи;

– Контроль выполнения задачи, которую вы кому-то поручили;

– Мотивация сотрудников;

– Проведение оценки подчиненных;

– Определение степени вознаграждение своих сотрудников;

– Задачи, имеющие высокую степень риска;

– Задачи строго доверительного характера.

ЭТАПЫ ПРОЦЕДУРЫ ДЕЛЕГИРОВАНИЯ

Этап 1. Формулирование задач, которые необходимо решить и решение которых можно поручить своим сотрудникам.

Этап 2. Определение и выбор исполнителей – кого и почему нужно выбрать для решения той или иной задачи.

Этап 3. Встреча с сотрудником, постановка ему задачи, выделение необходимых ресурсов и обсуждение ответственности:

– поставьте задачу, максимально полно указав, из чего состоит задача, какие есть «узкие места», какими материалами и ресурсами может распоряжаться сотрудник, какие сроки решения задачи, каким образом можно определить, что задача успешно выполнена;

– попросите своего сотрудника кратко резюмировать поставленную перед ним задачу;

– обсудите планируемый порядок исполнения поставленной задачи;

– обсудите зоны ответственности;

– согласуйте даты и порядок промежуточного контроля;

– согласуйте дату контрольной встречи для обсуждения результатов выполнения задачи.

Этап 4. Выполнение задачи:

– осуществляйте промежуточный контроль, не забывайте про него;

– если это необходимо, то подтвердите необходимость «финишного» этапа при выполнении задачи.

Этап 5. Завершающая контрольная встреча и оценка выполненной работы:

– Обсудите, какие возникли проблемы и сложности?

– Что нового узнал сотрудник в ходе решения задачи и какие навыки он получил, которые можно использовать в будущем?

– Что еще можно сделать для дальнейшего развития навыков и компетенций сотрудника?

– Задачи, какого типа сотрудник хотел бы решать в будущем?

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ ПРИ ПОРУЧЕНИЯХ

– Не позволяйте своим подчиненным «поручать» свою работу Вам;

– Не ставьте задач сотрудникам, не обеспечив соответствующих полномочий;

– Поручив решение задачи, не вмешивайтесь в ее выполнение (кроме согласованного поэтапного контроля);

– Дав поручение, не забывайте проверить выполненную работу;

– Не поручайте работу, не согласовав ее цели и/или ожидаемые результаты;

– Дав поручение, не позволяйте исполнителю возвращаться к вам с новыми проблемами вместо решения;

– Дав задание, не задерживайте сами принятие решений или передачу информации;

– Не давайте задание, не обсудив объем работ;

– Не тяните с похвалой;

– Не делайте работу сами, если вы ее кому-то поручили;

– Не путайте передачу полномочий со сложением полномочий.

Вопрос 1. Подготовка списка компаний-контрагентов

Вы руководитель отдела проектирования и у Вашей компании не хватает собственных ресурсов для реализации нового сложного и важного проекта. Ваш руководитель поручил Вам подготовить список возможных компаний – контрагентов для этого проекта. Ваши действия?

Вариант А. Я сам подготовлю нужный список и отправлю его руководителю.

Вариант B. Я поручу подготовку такого списка своему квалифицированному сотруднику и попрошу его самостоятельно отправить этот список руководству.

Вариант C. Я поручу подготовку такого списка своему квалифицированному сотруднику и попрошу его самостоятельно отправить этот список руководству с копией мне.

Вариант D. Я поручу подготовку такого списка своему квалифицированному сотруднику и попрошу его отправить список мне для проверки и корректировки. Затем я сам направлю его руководству.

Вопрос 2. Подготовка списка ПО

Вы руководитель отдела разработки программного обеспечения. Руководитель компании попросил Вас направить ему список используемого в Вашем отделе лицензионного ПО. Ваши действия?

Вариант А. Я сам подготовлю нужный список и отправлю его руководителю.

Вариант B. Я поручу подготовку такого списка своему квалифицированному сотруднику и попрошу его самостоятельно отправить этот список руководству.

Вариант C. Я поручу подготовку такого списка своему квалифицированному сотруднику и попрошу его самостоятельно отправить этот список руководству с копией мне.

Вариант D. Я поручу подготовку такого списка своему квалифицированному сотруднику и попрошу его отправить список мне для проверки и корректировки. Затем я сам направлю его руководству.

Вопрос 3. Подготовка тендерной документации

Вам поручили подготовить документацию, необходимую для небольшого тендера на разработку редкой и специфической проектной документации. Вы не так давно стали руководителем отдела и лично у вас еще нет опыта подготовки тендерной документации для подобного рода проектов. Сотрудники Вашего отдела загружены, тем не менее, у Вас в отделе есть прекрасный специалист, имеющий большой опыт подобной работы. Ваши действия?

Вариант А. Я потрачу дополнительное время на обучение и сам во всем разберусь и подготовлю тендерную документацию.

Вариант B. Я поручу подготовку тендерной документации своему квалифицированному сотруднику.

Вариант C. Я поручу подготовку документации своему квалифицированному сотруднику и потом потрачу время, чтобы хорошо изучить ее.

Вариант D. Я поручу подготовку документации сотруднику, который еще не квалифицирован для данной работы, чтобы он сам во всем разобрался и подготовил необходимую документацию.

Вопрос 4. Подготовка Служебной записки

Руководитель компании поручил подготовить Вам Служебную записку со своим видением развития компании. Вы не так давно стали руководителем отдела, у Вас много работы и еще нет личного опыта подготовки таких документов. Почти все сотрудники, кроме одного (Иван), только что закончившего проект, очень заняты. В отделе у Вас есть опытный сотрудник (Петр), который работает со дня основания компании и хорошо знает принятый в компании документооборот и историю развития компании. Также в Вашем подчинении находится молодой сотрудник (Сергей), недавно пришедший на работу, который при поступлении на работу указал, что имеет опыт составления таких документов. Наименее занятый сотрудник (Иван) не имеет опыта составления подобных документов. Ваши действия?

Вариант А. Я потрачу дополнительное время на обучение, сам во всем разберусь и сам подготовлю эту Служебную записку.

Вариант B. Я поручу подготовку данной Служебной записки своему опытному сотруднику (Петр), а затем проверю ее и сам отправлю руководству.

Вариант C. Я поручу подготовку данной Служебной записки своему наименее загруженному сотруднику (Иван), чтобы он получил необходимый опыт, а затем проверю ее и сам отправлю руководству.

Вариант D. Я поручу подготовку данной Служебной записки своему молодому сотруднику (Сергей), уже имеющему аналогичный опыт, а затем проверю ее и сам отправлю руководству.

Вопрос 5. Подготовка ежеквартального обзора

Вы руководитель отдела и директор компании поручил Вам подготовить ежеквартальный обзор новых технологий и инноваций в Вашей области. Вы уже много раз делали такой отчет сами и знаете где брать данные для него. Также у Вас в отделе есть опытный сотрудник (Петр), который тоже несколько раз готовил такой обзор, когда Вы были в отпуске или очень заняты. Еще в отделе у Вас есть молодой сотрудник (Сергей), который не так давно пришел на работу, но уже хорошо себя зарекомендовал. Ваши действия?

Вариант А. Я сам приготовлю данный аналитический обзор.

Вариант B. Я поручу подготовку данного обзора своему опытному сотруднику (Петр) и попрошу его самостоятельно направить отчет руководству с копией мне.