Заполняйте таблицу в распечатанном виде: каждое утро берете новый лист и везде носите с собой, вписывая по времени что делаете. Носить с собой везде 1 листок не накладно – его можно сложить в несколько раз и положить в карман брюк, пиджака или сумочку.

Вписываете действие СРАЗУ. Не надо оставлять на вечер и потом вспоминать, что было днем. Иначе куча дел, которые вы делали бессознательно, но которые съедали ваше время просто вылетят из вашей головы!

Если 1 день сбились или пропустили – распечатайте еще листок и заполняйте полностью с самого утра до вечера, не пропуская.

Если вы убили в соцсетях не 15, а 5 или 10 минут или проверили почту быстро за 5 минут – тоже запишите это в примерный временной интервал в таблице и укажите рядом реально затраченное время. Я специально не стала дробить время мельче, чем по 15 минут, чтобы заполнять было проще.

В рабочее время важно перечислить ВСЕ процессы вплоть до мелочей, которыми вы занимаетесь (вплоть до ответа на звонки от подрядчиков, покупки канцтоваров, оплаты сервисов, заказ воды в кулер, уборку на письменном столе, контроль за процессами и выполнение самих процессов, совещаний, поливку фикусов и т.д.…).

Сразу или в конце дня НЕ ПЫТАЙТЕСЬ НИЧЕГО АНАЛИЗИРОВАТЬ. Ваша первоочередная задача – четкая фиксация занятий по времени. И все. Пока с вас хватит. Анализ сделаем только когда соберется стопка из 14 подробно заполненных листков.

Уже потом садимся одни в спокойной обстановке и внимательно все действия анализируем!

Как проще это сделать:

Возьмите разноцветные маркеры или цветные карандаши и отмечайте задачи:

• Красным. Что напрямую «убило» ваше время (лишнее время в соцсетях, транспорте, перед телевизором, отвлекли коллеги или неинтересные неприятные люди, споры, бесполезное совещание…). Кстати, время, потраченное с реальным удовольствием, не считается потерянным. Но нужно его четко определять.

Все что можно исключить – исключайте смело! Что нельзя – реабилитируйте с помощью параллельных, интересных и полезных для вас занятий (их примеры я описывала выше).

• Оранжевым. Дела, которые вы делали за другого человека и делать были не должны. На самом деле такое бывает очень часто!

• Желтым. Нерационально потраченное время на задачи, которые можно упростить, оптимизировать, исключить вообще. Например, переписки с клиентами или коллегами по одним и тем же повторяющимся вопросам. Что было сделано неэффективно? Подумайте, как эти вещи оптимизировать и упростить.

• Синим. Рабочие дела, из которых вы давно выросли и которые можно переложить на менее опытного коллегу, а самому больше уделить время на свою ключевую компетенцию, за которую вам на самом деле платят и расти в этом.

• Зеленым. На какие задачи мне стоит сделать упор, чтобы повысить отдачу от моей непосредственной работы и повысить свою ценность и стоимость?

• Фиолетовым. Что вам делать не нравится или не очень хорошо получается, «сжирает» кучу времени и нервов? Как вы можете снять с себя эти задачи? Выполнение таких дел во многом влияет на личную самооценку и продуктивность.

В моей практике были такие примеры:

• Одна моя подопечная в коучинге выяснила, что помогает разгребать дела своей коллеге примерно до 3 часов каждую неделю! Буквально по 10—20 минут уделяя этому время за один раз.

• Большинство людей после работы заезжают в супермаркет за продуктами или другими вещами, тратя до 3 часов на это мероприятие за раз вместе с дорогой. Итого тратят 2,5 – 5 часов каждую неделю.