Второй (основной) этап инвентаризации заключается в непосредственном снятии остатков, т. е. установлении фактического наличия товарно—материальных ценностей в натуре.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера с применением заблаговременно подготовленных и проверенных технических приспособлений (весов, емкостей и т. д.), с соблюдением техники подсчета ценностей, имеющих разные физические свойства (твердые, жидкие и т. д.). Запрещается включать в эти данные сведения о фактическом наличии ценностей со слов материально ответственных лиц или на основе учетных (книжных) остатков.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре выборочно части этих ценностей.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов визируют раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании проверки данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи или акту инвентаризации, где записываются сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Примерные формы описи утверждены Минфином России и содержатся в приложении № 8 к вышеуказанным Методическим указаниям.

Инвентаризация товарно—материальных ценностей проводится, как правило, в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно—материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опечатывается либо пломбируется), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. В описях не допускается оставлять незаполненные строки – они должны быть прочеркнуты.

Наименование инвентаризуемых ценностей или объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете, и в том порядке, в котором производилось снятие остатков. Так, если инвентаризация проводилась во всем магазине, не могут составляться отдельные инвентаризационные описи на отдел или склад.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общее количество в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми новых правильных записей.

Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи помещаются расписки материально ответственных лиц, подтверждающие проверку комиссией имущества в их присутствии, отсутствие каких—либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно, до открытия склада, магазина и т. д., заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок, если итог не выводился, либо ведет подсчет заново.