Функция планирования заключается в определении целей организации и действий членов организации, направленных на достижение поставленных целей.

По сути своей функция планирования определяется тремя базовыми вопросами:

1) где мы сейчас находимся?

2) куда хотим направиться?

3) каким способом мы собираемся это осуществить?

За счет планирования руководящий состав старается установить основные направления деятельности и принятия решений, которые обеспечат единство цели для всех сотрудников организации. Иначе говоря, планирование – это один из путей, посредством которого управленцы осуществляют единую направленность усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. Планирование в организации представляет собой непрерывный процесс. Это объясняется двумя значительными причинами. Во-первых, хотя некоторые организации прекращают осуществление своей деятельности после достижения цели, ради которой они первоначально создавались, многие стараются продлить существование как можно дольше. Вследствие чего они заново формулируют или модифицируют свои цели, если полное достижение первоначальных целей практически завершено. Вторая причина, по которой планирование должно осуществляться постоянно, – это неизменная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в решениях, события могут развиваться не так, как это прогнозировалось руководством при планировании. Поэтому планы требуется время от времени пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.

2. Организация. Организовывать – означает строить определенную структуру. Имеется множество звеньев, которые нужно структурировать, чтобы организация могла осуществлять свои планы и тем самым добиваться поставленной цели. Одним из этих звеньев является работа, непосредственные задачи организации. Так как в организации работают люди, другой важной чертой функции организации является распределение конкретных заданий между членами организации из огромного количества работы в организации, включая и управление ею. Руководитель подбирает сотрудников для выполнения конкретной работы, доверяя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти сотрудники принимают на себя ответственность за удачное выполнение своих обязанностей, тем самым, соглашаясь считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Совет: Нужные и ненужные шаги при составлении должностных инструкций:

Следует:

– охватывать текущих сотрудников, осуществляющих рассматриваемые действия;

– испытывать результаты работы вне организации;

– регулярно пересматривать должностные инструкции и корректировать их.

Не следует:

– забывать информировать членов организации об отмене, модернизации должностных инструкций;

– не принимать во внимание инициативу членов организации.

3. Мотивация и стимулирование. Руководителю нельзя забывать, что даже самые хорошие планы и лучшая структура организации не имеют никакого практического значения, если кто-то из членов организации фактически не работает. И задача функции мотивации заключается в том, чтобы сотрудники организации осуществляли работу в соответствии с порученными им обязанностями и согласно плану. Руководители всегда мотивировали своих работников, даже если сами не подозревали об этом. Раньше считалось, что мотивирование – это элементарный вопрос, сводящийся к соответствующему денежному поощрению в обмен за выполняемую работу. То есть подход к мотивации школы научного управления опирался исключительно на экономический фактор.

Исследования, проведенные в сфере поведенческих наук, показали несостоятельность рассмотренного подхода. Руководители осознали, что мотивация, т.е. создание внутреннего побуждения к действиям, появляется вследствие сложного сочетания потребностей, которые имеют тенденцию к постоянному видоизменению.