Жесткость в составлении и неуклонном исполнении плана порождает ощущение того, что все ваше рабочее время подчинено хронометру. Но это может стать невыносимым. Соблюдение равновесия между расписанным и нерасписанным временем позволит вам строить свою работу более плавно, по возможности избегая резких колебаний.
Недельное планирование
Специалисты по тайм-менеджменту обычно рекомендуют составлять недельный план (а, скажем, не надень или на месяц). Основные преимущества недельного плана:
• его легко носить с собой;
• в него удобно вносить изменения;
• вы можете сразу видеть все дни недели.
Но чтобы вы могли определить, что вам надо сделать в течение недели, желательно иметь план или хотя бы набор целей на больший период – на квартал, на полугодие или на год. При этом важно учитывать эффективную последовательность действий по составлению недельного плана.
Планирование рабочего времени на неделю включает следующие шаги:
1. Составьте список направлений деятельности, по которым вы как менеджер должны работать в течение недели (например, поиск нового поставщика, встреча с ключевым клиентом, пересмотр системы премиальных ваших подчиненных и т. д.).
2. Для каждой области наметьте цели – те результаты, которые вы намерены получить в течение недели.
3. Определите конкретные задачи, которые необходимо решить, чтобы каждая из поставленных целей была достигнута.
4. Распределите эти задачи по дням недели. Если есть такая возможность, отметьте предполагаемое время начала и окончания каждого дела.
Преимущества такого метода планирования по сравнению, например, с составлением обычного списка дел на неделю проявляются в том, что когда вы составляете список, в него попадают дела, которые «навязаны» вам ситуацией. Многие из этих дел – срочные, но, возможно, далеко не все они действительно важны для вас.
«Согласен с озвученным мнением об оптимуме недельного планирования. Для руководителя важно при организации трудового процесса не уходить в излишнюю детализацию суточного планирования (хотя это, несомненно, важно) и не распыляться на месяц (затруднен контроль распределения и использования времени, возможна корректировка приоритетов)».
Михаил Дрожжевкин, директор Курского филиала ОАО «МТС»
Кроме того, составление обычного списка дел не позволяет запланировать достижение результатов. Недельный способ планирования основан на том, что сначала вы продумываете цели на неделю и только после этого пишете список дел. В этом случае в списке оказываются именно те дела, выполнение которых ведет к важным для вас результатам.
При этом, если на вас «сваливается» неожиданное дело, вы отводите под него незанятое время. А если такой возможности нет – вы решаете, можно ли «подвинуть» что-то, запланированное ранее. Если вы продумали цели на неделю, то легко можете определить, чем жертвуете, изменяя ранее намеченный план.
Принцип 20/80, или Принцип Парето
Принцип 20/80 гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:
• 20 % вложенных средств ответственны за 80 % отдачи;
• 20 % усилий дают 80 % результатов;
• 20 % ассортимента продукции дают обычно 80 % от общего объема продаж;
• 20 % покупателей приносят компании 80 % прибыли;
• 20 % преступников совершают 80 % преступлений;
• 20 % имеющейся у них одежды люди носят в течение 80 % времени;