При этом уникальность времени как ресурса состоит в том, что:

• во-первых, оно невосполнимо (например, финансовые убытки вы можете восполнить, а упущенное время – нет);

• во-вторых, каждый человек независимо от сферы занятий, должности и т. д. имеет в своем распоряжении одинаковое количество этого ресурса (в сутках 24 часа – для любого человека).

В соответствии с базовым принципом эффективности мы можем определить эффективность использования времени как ресурса через соотношение достигнутых результатов и затрат (рис. 3.1).

Соответственно, повысить эффективность можно двумя путями:

– либо за счет достижения значимых результатов (в каком направлении мы двигаемся – верном или неверном);

– либо за счет экономии времени (насколько быстро мы двигаемся).

Рис. 3.1. Эффективность использования времени

Здесь можно вспомнить известное выражение классика менеджмента Питера Дракера: «Делать правильное дело, делать дело правильно».

Соответственно, все приемы, методики, концепции, инструменты тайм-менеджмента можно разделить на две большие группы:

– те, которые фокусируются на результатах нашей работы (определение приоритетов, планирование времени и т. п.);

– те, которые привлекают наше внимание к тому, как мы тратим время (правила грамотного делегирования, минимизации потерь времени и т. п.).

О наиболее практичных способах мы и поговорим в этой главе.

Эффективное планирование рабочего времени позволяет сократить число и объем выполняемых вами дел. Ведь благодаря планированию вы отказываетесь от неоправданных затрат усилий, передав часть работы подчиненным. Для этого нужно определить, какие именно дела необходимо выполнить, чтобы получить желаемые результаты в бизнесе.

Сегодня часто можно слышать, что планировать что-то невозможно, поскольку ситуация меняется очень быстро и часто непредсказуемо. Да, это так. Но именно планирование помогает менеджеру следить за тем, чтобы ваши усилия были направлены на достижение действительно важных для вас результатов. План – это не догма. Вы вносите в план изменения, как только жизнь этого потребует.

Скорее всего, вам не очень часто придется менять основные цели, которые вы стремитесь достигнуть. Но изменяющиеся обстоятельства подскажут наиболее приемлемые способы достижения этих целей. План поможет согласовать между собой конкретные мероприятия, которые вы намерены осуществить.

Гибкость необходима для того, чтобы быть готовым отреагировать на любую новую ситуацию. Если вы составите такой список дел, в котором у вас не будет ни одной свободной минуты и ни одного перерыва, за исключением обеденного, вы будете возвращаться домой разбитым, нервным и напряженным до предела.

Непредвиденные происшествия также требуют времени. Нежданные телефонные звонки, незваные посетители, письма, содержание которых резко изменяют ваши планы, – все это создает перегрузки.

Опыт показывает, что хотя вы не сможете предугадать отдельные события, можно ожидать, что в течение дня на вас навалятся внезапные обстоятельства, которые отнимут большую часть вашего времени. Вам нужно иметь резервный запас времени для того, чтобы использовать его в кризисных ситуациях и в ситуациях, внезапно возникших в течение дня.

Поэтому всегда оставляйте хотя бы один час в запасе. Оставляйте «окна» и «форточки» в вашем расписании для того, чтобы отдохнуть от напряженной беседы, почитать почту, наверстать запущенные дела по оформлению всяческих бумаг. Постарайтесь как можно раньше, уже в начале дня, избавиться от чрезмерно категоричных обязательств с тем, чтобы вы не волновались во время вторжения всевозможных неприятных обстоятельств в ваш рабочий график.