Для того, чтобы электронные журналы успеваемости в Вашем ВУЗе стали удобным инструментом, а не просто данью моде в виде электронной таблицы в компьютере (которую надо еще и дублировать с бумажных носителей), необходимо выполнить как минимум 3 важных условия:

1. электронный журнал должен быть интегрирован со всеми основными элементами системы управления обучением – расписанием очных занятий, домашними заданиями, электронными курсами, тестами, списочным составом групп и т.п.;

2. система управления обучением обязательно должна включать в себя информацию о содержании индивидуального плана обучения каждого студента (т.е. сведения о количестве и продолжительности учебных дисциплин в разрезе каждого обучаемого). Данный пункт требуется для обеспечения управленческой полноты электронных журналов успеваемости, т.к. успешное освоение одинакового набора учебных дисциплин несколькими студентами одной группы еще не означает выполнения каждым из них собственной учебной программы, составленной индивидуально. Особенно актуальным данный пункт становится для «дисциплин по выбору» (факультативов) и сетевых форм обучения (когда освоение учебной программы происходит на базе нескольких кафедр ВУЗа или даже нескольких учебных заведений);

3. в локальных актах учебного заведения должна быть утверждена (легализована) система электронного документооборота, устанавливающая для определенных видов документов приоритетной электронную форму создания, хранения и обработки. В противном случае электронные журналы становятся вместо палочки-выручалочки – обузой для преподавателя, которому необходимо вести еще одну учетную форму: электронную параллельно с бумажной, т.е. выполнять двойную административную работу. Надо ли комментировать, что человеку свойственно стремиться всячески избегать лишней работы? Поэтому большинство попыток внедрения электронных журналов без выполнения этого пункта – заранее обречены на провал!

При выполнении трех вышеперечисленных условий открываются огромные возможности онлайн администрирования учебного процесса. Например, такие:

• мгновенное формирование аналитических данных о достигнутых учебных результатах в разрезе студента, учебной группы, учебной дисциплины или преподавателя за любой требуемый промежуток времени;

• автоматический допуск/ не допуск к аттестации обучаемого на основании учебной статистики, в том числе с учетом реальных и плановых сроков выполнения учебной программы;

• печать необходимых отчетных документов (например, экзаменационных ведомостей) – в тех случаях, когда документооборот не полностью переведен в электронную форму.

Объявления. Этот очевидный, на первый взгляд, вариант административной коммуникации с развитием ИКТ приобрел такое большое количество вариантов реализации, что требует отдельного внимания.

Объявления относительно важных моментов учебного процесса можно публиковать на электронных ресурсах учебного заведения, а также самих учебных групп, факультетов, кафедр. С развитием социальных сетей и интернет-коммуникаторов все чаще такими ресурсами выступают группы социальных сетей «Вконтакте», «Facebook», «WhatsUp», «Телеграмм» и другие. На второй план отходят рассылки важной информации по электронной почте и публикация объявлений на специальных форумах, т.к. большинство социальных сетей уже имеют в своем составе опцию рассылки почтовых уведомлений о появлении новой информации в группе, а также полностью поддерживают максимальный функционал форумов для всевозможных обсуждений.

При выборе способа оповещения о важных учебных событиях следует обязательно учитывать следующие важные факторы: