• Выполнение условия достаточности: дает ли совокупность всех выработанных мероприятий по совершенствованию возможность обеспечить максимальный желаемый уровень решения задачи на совершенствование? Например, задача состоит в снижении вариативности процесса до приемлемого уровня (а это диапазон вариантов X – Y). Условие достаточности: позволят ли все выработанные мероприятия сократить число вариантов до X как минимум (поскольку в данном случае это максимальная задача)?
Величина ЭЭ будет нас весьма интересовать, если выполнено условие достаточности, например, а других требований к результату, кроме задачи на совершенствование, не предъявлено.
• Нередко нас также интересует необходимый объем вложений при реализации мероприятий. Иногда даже выставляется условие минимизировать его при выборе направлений совершенствования.
Рис. 3. Разработка и выбор направлений совершенствования процесса
Оценка затрат/вложений в реализацию разработанных направлений совершенствования процессов. Обычно осуществляется в два этапа:
• предварительная оценка – грубая, прикидочная, чтобы отбросить явно не вписывающиеся в ограничения или здравый смысл предложения;
• детальная – для тех направлений совершенствования, которые прошли фильтр предварительной оценки.
Нас интересует как объем разовых вложений, так и разница постоянных затрат (стоимость сопровождения) между «как есть» и «как будет» (удорожание). Это означает, что структура показателя «вложения» несколько более сложная, чем одно число. Для подобных случаев вводят некоторый срок в будущем (время жизни решения), на который и рассчитывают величину Total cost of ownership (совокупная стоимость владения)3.
Основные составляющие затрат (что надо не забыть):
• стоимость работы сотрудников (трудозатраты, умноженные на повременную стоимость);
• стоимость материальных ресурсов различного рода, в том числе оборудования, инструментов и пр.;
• финансовые вложения;
• оплата различных услуг и т. д.
Стоит обратить особое внимание на корректную оценку затрат на автоматизацию деятельности по процессу и на применение дефицитных ресурсов, в том числе «уникальных» компетенций и ресурса топ-менеджеров. Эти прикидки чаще всего вызывают затруднения.
Основные способы оценки затрат:
• Смета. Составляется список статей, каждый компонент оценивается по отдельности путем прогнозирования объема и стоимости. Основной, наиболее распространенный способ.
• «По аналогии». За основу берутся аналогичные проекты и мероприятия, имеющие достаточно достоверную оценку затрат/вложений. Экспресс-способ.
• Экспертная оценка. Привлекаются специалисты с достаточно авторитетным для организации мнением, способные дать оценку на основании собственного опыта и компетенции. Экспресс-способ.
В целом, если мероприятие или проект, реализующие направление изменения, сложны и являются последовательностью шагов/фаз/этапов, стоит применять прием его детализации и пошаговой оценки (аналогично подходу Activity Based Costing (функционально-стоимостный анализ)4).
На практике, несмотря на довольно сложную теорию, оценка затрат и вложений обычно особых затруднений не вызывает.
Процедура отбора может выглядеть следующим образом.
• Все мероприятия проверяются на соответствие задаче на совершенствование, для рассмотрения остаются только те, которые работают на ее выполнение.
• Проверяются условия необходимости и достаточности:
• если не выполнено условие необходимости, следует вернуться к этапу анализа процесса и продолжить работу над поиском потенциальных решений;
• если выполнено условие необходимости, но не выполнено условие достаточности, то выработанная совокупность мероприятий должна быть принята;