Способы представления административной и служебной деятельности в зависимости от конкретных форм управления организацией различны и определяются их спецификой. Наиболее часто встречаются следующие формы:

процессная (объектом управления является сам процесс создания выходного результата);

функциональная (объектом управления является поддержание готовности выполнения отдельными составными частями организации определенных функций с требуемыми характеристиками);

проектная (фаза проектирования уникального, ограниченного по времени и ресурсам процесса достижения желаемого результата каждый раз включается как необходимый элемент получения этого результата). Такая схема, как правило, оправдана для получения разовых, не воспроизводимых многократно результатов.

Общей основой описания деятельности организации является подлежащее регламентации технологическое или пооперационное представление, в рамках которого исходя из целей организации устанавливаются связи между операциями для получения конечных, значимых для потребителя результатов.

При организации работ устанавливаются операционные регламенты их выполнения, т. е. схемы, правила и средства обеспечения преобразования «входов» работ в их «выходы». Определяются результаты каждой выделенной работы, применяемые для ее выполнения материальные объекты и информация, правила контроля (входного, внутреннего, выходного), контролирующие лица, их действия в случае несоответствия установленным требованиям, ответственные исполнители, база (технологическая, нормативная, методическая), показатели (входные, внутренние, выходные), документы (входные, внутренние, выходные), необходимые ресурсы, компетенция персонала, периодичность, сроки начала и завершения работ.

На данном уровне устанавливают отношения следующих объектов корпоративного знания: работа (правила, содержание) – нормативно-методическая и технологическая база – сроки – ответственность – результаты (получаемые, формируемые, передаваемые).

Типовые вопросы управления, которые решают на данном уровне.

Что и как создается в результате работы?

Кто отвечает за ее выполнение?

Какое необходимо технологическое и ресурсное обеспечение для выполнения работы?

Какими нормативно-методическими документами определяются требования по выполнению каждой работы?

Кто и какие выполняет действия?

Кто и какие получает, формирует, передает документы, показатели и другие результаты работы?

По каким правилам и схемам формируются показатели и документы?

От кого и как принимаются документы и показатели, куда и как передаются?

Каким уровнем компетенции обладают персонал управления и исполнители?

Кто, каким образом, при каких условиях и когда проверяет, согласует и утверждает результаты работы?

Типовые вопросы управления, которые решают на уровне контроля исполнения.

Какие имеются плановые (выполненные, просроченные) работы и события, выполняемые подразделением (исполнителем)?

Что получено (подготовлено, передано) в результате выполнения работы?

Какие есть замечания и предложения у потребителей результатов?

Какие ресурсы использовались (должны использоваться) в рабочих процессах?

Какие исполнители и по каким направлениям делали замечания и предложения, как на них реагировал персонал управления?

Какова статистика исполнения работ?

Каковы зафиксированные причины задержек или других отклонений (по исполнителю, по подразделению)?

Формализованные представления работ подразделения, отражающие его операционную деятельность, должны быть согласованы между собой и с аналогичными представлениями работ взаимодействующих подразделений, а также соответствовать формализованным представлениям целей подразделений.