Ко всем категориям секретарей, за исключением секретаря руководителя, предъявляются почти одинаковые требования к их образованию.

Для наглядности автор составил таблицу, обратимся к ней:

Таким образом, все категории секретарей, за исключением секретаря руководителя, могут иметь начальное профессиональное образование или среднее (полное) общее и специальную подготовку по установленной программе.

Секретарь руководителя должен иметь среднее профессиональное или высшее профессиональное образование.

Требования к статусу также не очень высоки: только секретарь руководителя, имеющий среднее профессиональное образование, должен иметь стаж работы по специальности не менее 2 лет, а секретарь незрячего специалиста при начальном профессиональном образовании – не менее 3 лет.

Требования к знаниям секретарей включают перечень нормативно-правовых актов, положений, инструкций, а также специальных знаний.

Все четыре категории секретарей должны знать:

1. Положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

2. Правила орфографии и пунктуации;

3. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами;

5. Основы организации труда;

6. Основы законодательства о труде;

7. Правила внутреннего трудового распорядка;

8. Правила и нормы охраны труда;

9. Машинопись (в том числе брайлевскую – секретарь незрячего специалиста);

10. Правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов (за исключением секретаря руководителя);

11. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (кроме секретаря незрячего специалиста).

Дополнительно к этому различные категории секретарей должны знать:

12. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений (кроме секретаря незрячего специалиста);

13. Порядок расположения материала при печатании различных документов (секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка);

14. Стенографию (секретарь-стенографистка);

15. Рельефно-точечный шрифт Брайля, а также правила пользования персональными ЭВМ и другими электронными устройствами, используемыми незрячими специалистами (секретарь незрячего специалиста).

Секретарь руководителя к вышеназванному для всех категорий секретарей должен знать:

• Организацию делопроизводства;

• Методы оформления и обработки документов;

• Архивное дело;

• Основы этики и эстетики;

• Правила делового общения;

• Правила эксплуатации вычислительной техники;

• Основы административного права.

В соответствии с изменениями и дополнениями, внесенными в Справочник, в настоящее время имеется должность корпоративного секретаря акционерного общества. Он относится к категории руководящих работников, так как осуществляет деятельность, связанную с подготовкой и документированием основных видов деятельности акционерного общества. Учитывая большую ответственность в работе секретаря акционерного общества, к нему предъявляются соответствующие требования.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей.

Кроме названных категорий секретарей, отнесенных к 1-ой группе, которая представлена в Квалификационном справочнике, 2-ая группа секретарей (значительно более многочисленная) не имеет соответственного нормативного оформления должности, т. к. основывается исключительно на практической деятельности.