Международная организация труда разработала инструкцию «Учет и уведомление при несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях», согласно которой, страна, являющаяся членом МОТ, должна образовать специальный орган, который обязан:

1. определить понятия и терминологию, относящуюся к учету и уведомлению о произошедшем несчастном случае в соответствии с соглашениями и рекомендациями, принятыми на международном уровне;

2. составить и в законодательном порядке утвердить общее определение профессионального заболевания, Перечень профессиональных заболеваний, разработанный на основе Приложения к Рекомендации № 194 о перечне профессиональных заболеваний, уведомлении о несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях и их регистрации, (2002) (приложение 5), периодически дополняя его из расширенного Перечня профессиональных заболеваний (приложение № 6), предложенного конференцией по пересмотру списков профессиональных заболеваний, предложенных Конвенцией № 121. Причем данный Перечень доводится до Министерства здравоохранения, страховых компаний и других заинтересованных сторон.

3. определить типы несчастных случаев, подлежащих регистрации и учету;

4. разработать единые требования к форме уведомления на основе международных стандартов (ISIC), для чего необходимо подготовить классификаторы следующих понятий:

4.1. экономическая деятельность (приложение 7);

4.2. профессия (приложение 8);

4.3. профессиональный статус (приложение 9)

4.4. производственные травмы:

4.4.1. по характеру повреждения (приложение 10);

4.4.2. по месту расположения на теле (приложение 11);

4.4.3. по типу несчастного случая (приложение 12);

4.4.4. по фактору воздействия (приложение 13);

4.5. химические, физические и биологические риски рабочей среды.

5. разработать систему координации между государственными органами и заинтересованными сторонами.

6. определить:

6.1. содержание и правила оформления указанных документов;

6.2. сроки оформления документов;

6.3. сроки хранения документов;

6.4. конфиденциальность хранения личных и медицинских данных в соответствии с национальным законодательством, условиями и практикой, как это указано в § 6 Рекомендации 1985 г. № 171 о службах производственной медицины;

6.5. порядок назначения работодателем лица, ответственного за подготовку и хранение документов по учету несчастных случаев;

6.6. регламентацию процедуры по регистрации травм в случаях, когда несколько работодателей одновременно осуществляют свою деятельность на одной и той же рабочей площади.

6.7. все случаи, которые работодатель должен дополнительно регистрировать;

6.8. сроки предоставления уведомления.

7. определить организации, которым направляется отчет, например:

7.1. орган, контролирующий применение законодательства (например, инспекция по труду);

7.2. страховые компании;

7.3. Государственный комитет по статистике;

7.4. иной орган.

Для организации учета несчастных случаев на предприятии необходимо назначить ответственного за ведение и хранение регистрационных журналов, в которых указываются общее число произошедших несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, несчастных случаев по дороге на работу и с работы, опасных ситуаций и инцидентов. В случае если пострадало несколько человек, то каждый пострадавший регистрируется отдельно. Регистрация несчастного случая производится в течение 6 дней с момента происшествия.

В форме уведомления отображается следующая информация:

1. персональный идентификационный номер несчастного случая и дата. Данный номер должен быть уникальным, например, номер паспорта или страхового свидетельства Государственного пенсионного страхования;