2.15. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за оформление дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.

3. Формирование дел

3.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела;

• включать в дело по 1 (первому) экземпляру каждого документа;

• группировать в дело документы одного календарного года;

• дело должно содержать не более 250 листов, толщина не больше 4 см, если листов больше формируется 2–3 тома и т. д.;

• годовые планы и отчеты группируются отдельно от квартальных и месячных;

• документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.

Заведующая архивом Д.О. Укропчик

СОГЛАСОВАНО:

Начальник службы персонала А.А. Петрова

Начальник службы делопроизводства П.А. Рогова

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Делопроизводство; документационное обеспечение управления– отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов;

документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;

носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;

изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

кинодокумент– изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

иконографический документ– документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;

фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

текстовой документ– документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

письменный документ– текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

рукописный документ– письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

документ на машинном носителе– документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;

видеограмма документ — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки;

беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;