1.6. Согласованная и утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

1.7. После утверждения номенклатуры дел предприятия структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Основной экземпляр хранится в Службе делопроизводства.

1.8. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения при методической помощи архива.

2. Основные требования по оформлению номенклатуры дел

2.1. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.

2.2. Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового индекса структурного подразделения, утвержденного приказом №_______ от __________________ и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Пример: 113-02-05, где

113-02 – обозначение структурного подразделения;

05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 «Заголовок дела» включаются заголовки дел.

2.3. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, протоколы, затем располагают справочно-информационные документы: акты, справки, переписку, регистрационные журналы.

2.4. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

2.5. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.).

2.6. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

2.7. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка дела в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Пример:

«документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан».

2.8. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

2.9. При ведении переписки с конкретным корреспондентом, название организации выносится в заголовок дела.

Пример:

«Переписка с ООО „Меркурий по вопросу поставки сухого молока“.

2.10. При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел, т. е. заголовок переносится полностью.

2.11. Если в структурном подразделении хранится копия документа, то в графе заголовок дела после названия документа пишется слово «копия», в графе 5 «примечание» указывается место хранения подлинника.

Пример: В графе 2 «Приказы по личному составу. Копии (копии в электронном виде)». В графе 5 пишется «Подлинник, в службе делопроизводства».

2.12. Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.

2.13. Графа 3 «Количество ед. хр.» заполняется по окончании календарного года. Указывается количество ед. хр. (в томах, папках) заведенных в структурном подразделении за учебный или календарный год.

2.14. В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указывается срок хранения дела, номер статей со ссылкой на перечень, который переносится из примерной номенклатуры дел структурного подразделения, при отсутствии примерной номенклатуры сроки хранения проставляются сотрудниками архива на основании типового перечня с указанием срока хранения документов. При включении в номенклатуру заголовков, срок хранения которых не предусмотрен примерной номенклатурой или перечнем, срок хранения устанавливает Экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета по делам архивов Администрации области по представлению архива и Экспертной комиссии университета.