Фирмы, заказывающие необорудованную площадь, обычно имеют собственные сборно-разборные конструкции, легко монтируемые и превращаемые в законченного вида экспоместо. Может быть, вам поступить таким образом? Кажется, простая арифметика: экономим на аренде выставочного оборудования и за эти средства покупаем собственные конструкции… Но не все так просто!

Вглядываясь в расценки на участие, вы с удивлением замечаете, что необорудованная площадь стоит не намного дешевле оборудованной – примерно на 15–20 % (возможны варианты).

И происходит это совсем не потому, что организаторы страстно желают содрать с вас денежки за аренду собственного оборудования. Выставка (равно как и ярмарка) – комплексный проект, в затраты по которому входят аренда помещения, охрана, освещение и многое другое. А главный продукт – посетители (попробуйте, соберите в одиночку такую уйму народа за цену, оплаченную за участие!), которых организаторы зазывают на выставку всеми мыслимыми и немыслимыми способами, ведь рекламная атака в масс-медиа стоит очень дорого! А еще среди затрат – рассылка приглашений, размещение рекламных щитов по городу, личные рекомендации прийти для VIP-персон, организация открытия выставки (обычно это происходит с участием представителей местной власти) и многое другое.

В этом списке стоимость аренды выставочного оборудования занимает далеко не первое место. Отсюда и соотношение цен на оборудованную и необорудованную площади.

Какие еще пункты из условий участия могут вас озадачить?

К примеру, организационный взнос.

Оргвзнос – фиксированная сумма, оплачиваемая каждым из участников выставки, вне зависимости от площади экспоместа – заказывай хоть 6, хоть 60 м^>2, оргвзнос будет одинаковым. Он условно включает в себя частичку общих затрат оргкомитета – на рекламу всей выставки, на издание и распространение каталога, на уборку проходов и другие затраты, необходимые для функционирования выставки. Так что оргвзнос платить придется, да и сумма, если честно, не такая уж большая по сравнению с общими затратами фирмы на участие в выставке.

О каталоге. При уплате вами оргвзноса стандартная информация о вас (название, логотип, реквизиты, текст объемом примерно в 150 слов) размещается бесплатно. Редактирование смысловой части текста – целиком ваша забота, оргкомитет лишь в точности воспроизведет в каталоге предоставленную информацию, разве что грамматические ошибки корректор исправит.

Нужно ли брать дополнительные рекламные полосы в каталоге (за дополнительные деньги, разумеется)? Если вам есть на чем сделать акцент – берите, и лучше цветные – больше возможностей для дизайнера при подготовке макета и сильнее эффект. Поэтому при подготовке общей сметы затрат по участию в выставке смело вписывайте цветной рекламный блок в каталоге. Вычеркнет этот пункт ваш шеф – не унывайте, в следующий раз, может, и не сэкономит.

За что с вас, судя по информационному письму, должны брать деньги, но вряд ли возьмут?

Все то, о чем я вам сейчас расскажу, базируется как на субъективном опыте (моем и коллег), так и на твердой и незыблемой аксиоме насчет того, что, как ни крути, а участников на все выставки все равно не хватит. Вот организаторы и борются за ваши симпатии, уступая порой в мелочах, но достигая главной цели – участия вашей фирмы именно в их выставке и, соответственно, поступления ваших денежек именно на их расчетный счет.

В провинции, как водится, с нужным количеством участников всегда больший напряг, чем в столице. Соответственно, на крупных, давно зарекомендовавших себя выставках, с вас возьмут по полной программе, и не почешутся. А в неизбалованной провинции магическая фраза – «у меня, кроме вашей выставки, есть аналогичные предложения из таких-то городов», – производит, как правило, требуемый эффект: уж если скидку не получите, то от «лишних» затрат по целому ряду пунктов точно избавитесь.