5. Общий план здания, где проводится выставка и схему расположения экспомест (с указанием их площади в квадратных метрах), где отмечены места, забронированные другими участниками;

Если вы опять-таки обратились заблаговременно (например, для составления перспективного плана на год), запросите схему прошлой выставки – если, конечно, она проводилась в том же помещении, что и нынешняя.

6. Пресс-релиз по прошлой выставке, в котором приведены ее основные характеристики: количество предприятий, в том числе приехавших из других регионов и стран, общая площадь экспомест, отзывы участников, количество посетителей и их статус (занимаемая должность, самостоятельность в принятии деловых решений) и т. д.

К данному документу нужно подходить критично – составляли-то его лица заинтересованные. Если есть возможность, сделайте пару-тройку звонков участникам прошлой выставки и задайте вопросы об уровне выставки непосредственно им. Только не вздумайте звонить конкурентам, а если уж звоните, то хоть не представляйтесь настоящим названием фирмы, а то вам могут та-а-кого наговорить!

При обработке полученной информации перед вами наверняка возникнет вопрос: какую площадь экспозиции брать за основу для расчета стоимости участия?

Все зависит от того, что именно вы хотите расположить в экспоместе. Если парочку небольших стендов и информационные материалы (прайсы, буклеты, листовки и т. п.) – вполне достаточно 4 м^>2 (кабинка 2 х 2 м) или такой формы участия, как «рабочее место» (включает в себя порядка 2 м^>2 необорудованной площади, стол и 1–2 стула).

Если же в экспоместе планируется ставить образцы продукции, офисную и компьютерную технику, оборудовать кабинку для переговоров – тут нужно считать, чертить, еще раз считать, проверять и перепроверять. Ведь в случае «недобора» выставочной площади представителям вашей фирмы придется работать в тесноте, толкаясь между стеллажами, чтобы пройти к нужному образцу. «Перебор» менее страшен, просторная экспозиция вряд ли кому помешает, но ведь каждый квадратный метр стоит денег, и немалых! Поощрит ли ваш шеф такие вольности? Сомневаюсь.

При указании цены за 1 м^>2 организаторы обычно разделяют стоимость оборудованной и необорудованной площади.

Под оборудованной подразумевается «кабинка», состоящая из трех стеновых панелей (если экспоместо угловое – то из двух), а с открытых «лицевых» сторон имеющая только фризовые панели, на которые наносится название вашей фирмы (самоклеющейся пленкой; стандартным шрифтом и цветом, определенными оргкомитетом). Конструкция состоит из металлических профилей, как вертикальных (обычно 2,5 м), так и горизонтальных (ширина 1 м). Внутри этих профилей крепятся стендовые панели из пластика (в провинции панели могут быть из крашенного в белый цвет ДВП). В стандартную комплектацию также входит ковровое покрытие (стандартного цвета) имеется электророзетка (если надо больше одной штуки – лучше сразу оговаривать с оргкомитетом) и пара точечных светильников.

В стоимость оборудованной площади также входит комплект мебели, причем у разных организаторов он может отличаться. Стол и пару стульев вам предоставят точно, кое-где в стоимость входят прилавки и стеллажи. В этом плане стоит внимательно изучить информационные письма организаторов – там все должно быть написано. Если возникают вопросы – не стесняйтесь звонить и спрашивать.

Необорудованная выставочная площадь полностью отвечает своему наименованию – скорее всего, вас обеспечат только ковровым покрытием, и то потому, что оргкомитет опасается, как бы вы не повредили пол (а если в помещении, где проводится выставка, положен паркет – то тем более).