Когда система будет выстроена, тогда, безусловно, данные станут максимально точными, но пока вы только начинаете – лучше знать приблизительно, но сейчас, чем идеально, но потом.

При формировании отчетов следует пользоваться одним из двух методов: методом начисления или кассовым методом.

Кассовый метод – это учет по факту совершения операции. Получили деньги – признали доход; заплатили за услуги – признали расход. Это удобно, когда нет отсроченных платежей.

Метод начисления – это учет по факту исполнения обязательств. Подписали акт оказания услуги покупателю – признали доход, и неважно, платил он аванс в прошлом месяце или оплатит долг в следующем. Начислили зарплату за месяц или по сделке – признали расход. И неважно, когда рассчитались с сотрудником.

Для формирования многих отчетов применяется именно метод начисления – он помогает максимально точно определить финансовый результат деятельности компании.

Рассмотрим три ситуации.

Ситуация 1. Покупатель купил товар за 1000 рублей и сразу отдал деньги. Согласно кассовому методу и методу начисления, доход компании составит 1000 рублей.

Ситуация 2. Покупатель заплатил аванс 1000 рублей в январе. Вы заказали у поставщика товар, который пришел в феврале. Клиенту отгрузили только в марте. Кассовым методом мы признаём доход в январе – когда получили деньги. Методом начисления – в марте, в месяце исполнения своего обязательства перед клиентом.

Допустим, используя кассовый метод, вы признаёте доход в январе и покупаете в офис новую картину – а что, ваш доход, распоряжаетесь как хотите. Но в феврале клиент приходит и говорит: «Я передумал, верните деньги». Чем будете отдавать? Так у компании начинаются проблемы с деньгами.

Ситуация 3. Вы отгрузили товара на 1000 рублей в январе. Клиент попросил отсрочку и обещал заплатить в феврале. Собственник остается в убытке: ни товара, ни денег. Опять проблемы с деньгами. Может, закрыть бизнес? В отчетах, собранных методом начисления, вы увидите, что товар куплен за 500 рублей, а продан за 1000 рублей. Хороший доход, прибыльный бизнес. Нужно просто уметь работать с отсрочками.

Еще раз акцентирую внимание: кассовый метод – учет по факту совершения операции, метод начисления – учет по факту исполнения обязательств. Эти методы будут неоднократно упоминаться далее.

Следующий важный принцип – соответствие доходов и расходов. Согласно этому принципу, расходы фиксируются в том периоде, в котором привели к получению дохода.

Сразу рассмотрим это на примерах.

Компания в марте закупила некий товар и отправила на склад: 50 единиц по 100 рублей. Общая сумма закупки составила 5000 рублей. Это еще не расход компании.

В апреле со склада продали 10 единиц товара по 200 рублей за штуку.

Используем принцип соответствия.

В апреле мы признаём:

• доход 2000 рублей (10 штук продали по 200 рублей за штуку);

• расход 1000 рублей (10 штук купили по 100 рублей).

Таким образом, мы получаем прибыль от продажи – 1000 рублей.

Не используем принцип соответствия:

• в марте – убыток 5000 рублей (потратили на закупку 50 единиц по 100 рублей).

• в апреле прибыль – 2000 рублей.

Непонятно, продаем ли мы с прибылью или всё-таки с убытком.

Компания приобрела станок для производства за 6 000 000 рублей, намереваясь производить на нем продукцию в течение пяти лет. Таким образом, на расходы мы будем списывать ежемесячно по 100 000 рублей (6 000 000 рублей / 60 месяцев).