Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите проблему или вопрос, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте общее состояние двумя-тремя предложениями.
В констатирующей (отчетной) части характеризуйте (детализируйте) текущее состояние дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку сделанного на данный момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области.
Перед отправлением письма проверьте, все ли пункты из списка выполнены:
• Адресату понятны мотивы написания этого письма.
• Тон письма является уместным.
• Стиль письма не вызовет затруднений с пониманием сути.
• В письме нет излишне длинных оборотов и т. п.
• Все важные моменты присутствуют в содержании письма.
• Письмо является максимально корректным, ясным и кратким.
• В письме нет орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.
• Структура письма продумана.
• Письмо хорошо оформлено.
• Нет ошибок в наиболее важных элементах письма – в обращении, адресе и т. п.
Виды писем
Существуют разные виды деловых писем. Мы остановимся только на некоторых из них.
Начнем с наиболее распространенного – это письмо-сообщение. Оно призвано проинформировать, сообщить о каких-либо событиях, фактах, которые могут представлять интерес для адресата и адресанта. Основное предназначение письма-сообщения – целенаправленная передача конкретной информации по инициативе автора письма. Письмо-сообщение во многих случаях является началом обсуждения и переписки. Как правило, такое письмо является инициирующим. Очень важно помнить: несмотря на то что вы отправляете письмо-сообщение, в нем должно находиться описание действия, которое вы ожидаете от адресата. Например, в письме-сообщении о проведении презентации нового программного продукта должно быть не только указание места и времени события, но и побуждающее предложение: «Посетите нашу презентацию и вы…», «Будем рады, если вы придете…»
Конец ознакомительного фрагмента.