• Необходимость предварительной подготовки адресата. Бывает нужно предварительно ввести человека в курс дела, чтобы перед разговором он ознакомился с информацией, сформировал свою точку зрения, продумал свою позицию или просто был осведомлен заранее, в преддверии, например, кратковременной личной встречи.
В остальных случаях лучше звонить или встречаться. Если сомневаетесь в выборе варианта коммуникации, не отправляйте письмо. Телефонный разговор или беседа при встрече могут дать больший эффект и упрочить отношения, они более эмоциональны и человечны.
Не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой важной информации в тексте электронного письма или в приложении. Помните, что электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное вами электронное письмо остается в памяти компьютера или на сервере.
Принципы и техники эффективного взаимодействия
Рассмотрим несколько принципов письменной деловой коммуникации[1].
Пишите просто и понятно
У большинства участников деловой переписки нет лишнего времени. Они стараются сэкономить каждую минуту и избегают деятельности, которая потребует от них дополнительных временных затрат. Им нужна краткая информация по сути вопроса, представленная в доступной форме. Поэтому соблюдайте следующие правила:
• Старайтесь писать короткими предложениями (не больше 20 слов каждое).
• Употребляйте знакомые собеседнику слова, не используйте узкопрофессиональную терминологию при общении с представителями другой сферы деятельности.
• Не будьте высокопарны, пишите так, как говорите. Например, не «По мере увеличения доходной части своего бюджета я решил приобрести в постоянное пользование новую электронно-вычислительную технику», а «Я стал получать много денег, поэтому решил купить новый компьютер».
• Простые слова и мысли воспринимаются лучше, например, вместо «во многих случаях» можно просто «часто»; вместо «исходя из вышеизложенного» пишите «поэтому».
• Глаголы, обозначающие действие, придадут вашему письму динамичность.
• Визуализированная информация, дополняющая текст (картинки, фотографии и пр.), ускоряет и облегчает восприятие и понимание. Используйте ее, если это уместно.
• Используйте конкретные слова и выражения. Заменяйте ими абстрактные и неопределенные слова. Например, вместо «Вскоре вы получите наше сообщение о предстоящем собрании» лучше написать: «Вы получите информацию о собрании, запланированном на 15 января, в течение трех ближайших дней».
Привлеките внимание читателя
Создавайте яркий, запоминающийся текст. Конечно, сообщение должно быть простым и сжатым, но информация не должна быть подана примитивно, так что адресату будет совершенно неинтересно читать. Основные рекомендации по созданию привлекающего внимание текста:
• Слова-синонимы могут вам в этом помочь. Вооружитесь словарем синонимов или используйте опцию «Синонимы» в Microsof Word. Например, вместо «Работы были прекращены из-за проливного ливня, который лил весь день» лучше написать: «Работы были прекращены из-за проливного дождя, который продолжался весь день».
• Основные аргументы письма можно выделить с помощью маркеров и маркированных списков – этим можно легко привлечь внимание. Не пишите сплошным текстом, структурируйте его, выделяйте основные моменты.
• Для облегчения восприятия стройте письмо таким образом, чтобы каждый абзац содержал только одну основную мысль.
• Избегайте длинных предложений с плохо выраженной структурой. Используя разнообразные способы структурирования, в том числе знаки препинания (точки, двоеточия, точки с запятой, запятые, кавычки, скобки), можно существенно повысить читабельность текста благодаря выделению важных мыслей, расставлению смысловых акцентов.