Ключевые этапы проекта и графики выполнения работ должны помочь Вам определить вехи проекта. Вехи – это точки оценки состояния проекта, которые используются для ревизии прогресса проекта. Они устанавливаются различным способом в зависимости от их предназначения:

– составление списка целей и дат их достижения;

– ключевые этапы проекта;

– «досмотр у шлагбаума» (“tollgate review).

Досмотр у шлагбаума – это один из радикальных подходов к оценке в продвижении проекта, при котором вопрос о закрытии проекта принимается в конце каждого ключевого этапа в ожидании от участников проекта убедительных доказательств его ценности для организации.

Вы должны регулярно рассматривать отчеты о состоянии проекта. Для подготовки отчета необходимо получать от членов команды проекта следующую информацию:

– выполнение делегированных задач;

– завершение ключевых этапов;

– любые отставания от графиков выполнения работ и их причины;

– любые проблемы, требующие незамедлительного решения;

– любые трудности, ожидаемые в ближайшем будущем.

Стандартный шаблон отчета может включать в себя следующие элементы:

– название проекта;

– краткое описание ключевого этапа, освещаемого в отчете;

– имя работника, ответственного за этот ключевой этап;

– дата отчета;

– действительный прогресс в достижении «вех» проекта в сравнении с запланированным прогрессом;

– резюме о прогрессе на рассматриваемом ключевом этапе, включая объяснения всех случаев отставания и описания принятых корректирующих мер;

– проблемы или спорные вопросы, ожидающие решения;

– вехи, которые должны быть достигнуты в следующем отчетном периоде, и дата следующего отчета.

Центральными вопросами, которые, как правило, интересуют руководство и заказчиков проектов, это:

– Соблюдается ли график реализации проекта?

– Реализуется ли проект в рамках выделенного бюджета?

– Достигнуты ли все намеченные вехи?

– Какие меры приняты для устранения отставания, если таковое допущено?

Для урегулирования вопросов, которые возникают в ходе реализации проекта, проводятся совещания. Для ответа на вопрос, какие совещания нужны для процесса мониторинга, Вы должны спросить себя:

Кто нуждается в информации?

О чем должна быть эта информация?

Как часто она должна предоставляться?

Какими способами она должна предоставляться?

Для обеспечения эффективного общения на совещаниях могут потребоваться:

– Формальные протоколируемые совещания, график проведения которых может определяться вышестоящими инстанциями.

– Совещания с покровителем проекта (возможно, «один на один»).

– Рабочие совещания с командой проекта.

– Индивидуальные совещания с членами команды.

– Специальные совещания для решения возникших проблем.

Мониторинг связан также и с достижением баланса трех основных измерений проекта:

· затраты – выделенные ресурсы

· время – график выполнения работ

· качество – соответствие характеристик конечных результатов потребностям заказчиков проекта.

Для этого необходимы системы для мониторинга:

– времени, затрачиваемого на выполнение задач по проекту,

– использования ресурсов (людей, материалов и оборудования),

– соответствия результатов стандартам качества.

Эти три системы призваны поставлять данные в реальном времени и имеют ключевое значение для поддержания баланса в управлении проектом. Получив с помощью мониторинга информацию, подсказывающую необходимость осуществления корректирующих действий, Вы можете воспользоваться широким спектром способов поддержания баланса. Они помогут:

1. Отказаться от строгого соблюдения очередности ключевых этапов, если отсутствует такая необходимость.

2. Сэкономить время и ресурсы, аннулировав или сократив резервы на непредвиденные обстоятельства.