Часто организации должны разрабатывать процедуры, которые автоматически препятствуют плохому выполнению проекта. Для этого используются процессы управления деятельностью для обеспечения надлежащего уровня сотрудничества путем предотвращения и разрешения конфликтов, выявления и анализа рисков, разработки планов снижения рисков и мониторинга выполнения этих планов.

В реальной жизни выполнение любого проекта сопряжено с уникальным сочетанием проблем и ограничений, неизбежно порождающих сложности и риски. Планы приходится корректировать в процессе их реализации, и каждый этап проекта может быть несколько раз пересмотрен до его завершения. Возникают все новые и новые вопросы, которые требуется рассмотреть. В связи с этим важно разработать способы мониторинга и контроля реализации проекта, способы выявления рисков и возможностей для усовершенствования, а также способы выполнения работы в соответствии с планами и способы коррекции этих планов.

Чтобы контролировать, Вы должны иметь план, показывающий, что и когда должно произойти и информацию о том, что происходит в действительности. Сбор информации о происходящем и сравнение ее с планом мы называем мониторингом, осуществляя который мы можем выявить отклонения от плана. Более точно мониторинг можно охарактеризовать как: непрерывное сопоставление достигнутого прогресса с планом посредством повседневного и систематического сбора и анализа информации. Целями мониторинга являются отслеживание происходящих изменений, проведение регулярных проверок того, соответствуют ли наши предположения о том, что должно происходить, тому, что происходит в действительности.

Для устранения обнаруженных отклонений от плана можно либо внести изменения в деятельность, либо скорректировать план с учетом новых или изменившихся обстоятельств. При этом учитывают взаимозависимость систем; рассматривают отчеты о состоянии проекта; разрабатывают график совещаний по проекту; обеспечивают поддержание баланса между тремя измерениями проекта и проводят отслеживание прогресса и изменений в проекте.

Для устранения обнаруженных отклонений от плана можно внести изменения в деятельность, либо скорректировать план с учетом новых знаний или изменившихся обстоятельств.

Контроль является важной частью управления проектом и предусматривает:

– представление отчетов о прогрессе в реализации проекта в сравнении с планом;

– анализ причин обнаруженных отклонений от плана;

– принятие мер для устранения отклонений.

Ключевые элементы контроля показаны на рис. 1.9.

Рис. 1.9. Ключевые элементы контроля над проектом

К ключевым элементам контроля относятся:

– стандарты, содержащиеся в плане проекта,

– сбор информации в процессе мониторинга,

– механизм сравнения прогресса в реализации проектам с планом для выявления отклонений,

– процесс выявления причин проблем и выработка решений проблем, планирование соответствующих действий,

– завоевание поддержки предлагаемых изменений плана,

– осуществление корректирующих действий для приведения деятельности в соответствие с исходным или скорректированным планом.

Для осуществления мониторинга необходим сбор информации на двух уровнях:

– на макроуровне, к которому относятся сведения об общих бизнес-целях проекта, сроках, бюджете и стандартах качества;

– на микроуровне, к которому относятся сведения о выполнении индивидуальных задач (о дате начала выполнения каждой задачи, прогрессе в выполнении задачи и завершении выполнения задачи в соответствии с планом).

Однако, если Вы надеетесь, что ваши подчиненные или другие участники проекта сами предоставят Вам всю необходимую и достоверную неинтерпретированную информацию, то рискуете пропустить ранние симптомы проблемы. Многие опытные менеджеры подчеркивают важность "обхода проекта" как средства быть в курсе повседневных проблем, возникающих в процессе реализации проекта. Методами, повышающими достоверность происходящих изменений в проекте, являются отчеты о состоянии проекта, совещания и «обход проекта».