Для менеджера проектных продаж переход от планирования к действиям не всегда бывает легким. Даже если планирование завершено и задачи распределены, внешние участники проекта и собственный персонал не начинает выполнять эти задачи автоматически. Обычно роль автоматического начала проекта выполняет резюме проекта или план проекта. Но этого мало. Участники проекта должны иметь в виду, что особенно тщательно должны быть расписаны ресурсы и полномочия, требуемые для выполнения поставленных задач, в противном случае начало эффективных действий маловероятно.

Первое, что необходимо сделать менеджеру проекта и проектных продаж, – это сообщить план проекта всем участникам. Основной акцент при этом обычно делается на сроках и графиках выполнения работ, оптимальное определение которых является сложной задачей.

Основными мерами по обеспечению своевременного начала работ по проекту являются:

– подбор специалистов или организаций для участия в проекте (выбор внешних организаций и специалистов, набор персонала при необходимости, распределение ролей и ответственности; мотивация персонала, предоставление возможностей для обучения и оказания поддержки, обеспечение руководства);

– согласование сроков начала и окончания выполнения задач;

– обеспечение необходимыми материалами и оборудованием;

– формирование разделяемого всеми понимания плана и делегирование ответственности за достижение намеченных результатов.

Если проект достаточно крупный, может оказаться необходимым назначить ответственных за каждый ключевой этап проекта. Четкое распределение ролей и обязанностей по выполнению задачи прохождения ключевых этапов проекта обеспечивает наличие хозяина у каждого участка работы и чувство ответственности за общий успех. Не менее важно понять линии подотчетности для всех участников и членов команды и рабочих групп, определяющие для каждого из них:

– роль в общем плане;

– полномочия действовать в интересах проекта;

– чувство приверженности;

– понимание Ваших ожиданий;

– обязанность отчитываться перед Вами о достигнутом прогрессе.

На этом этапе необходимо обратить внимание на крайние сроки и даты начала и завершения каждой рабочей группой действий или каждой задачи. Поскольку руководители команд должны значь, насколько их работа согласуется с этим общим планом, может оказаться полезным снабдить каждого из них мини-планом, детализирующим что, как и к каким датам должно быть сделано. Полезный способ добиться ориентации действий на результаты заключается в установлении вех, т.е. дат завершения ключевых этапов и получения соответствующих промежуточных или конечных результатов.

На начальном этапе реализации проекта, как и на других его этапах, очень многое зависит от масштаба и характера проекта и внешних обстоятельств. Если в проекте участвует несколько участников, они могут начинать и завершать выполнение задач в различные сроки. Если работа одной команды зависит от своевременного завершения своей работы другой командой, может возникнуть множество вопросов, которые необходимо рассмотреть. Хотя хорошая система контроля и обеспечивает менеджера проекта достоверной и своевременной информацией о прогрессе в выполнении задач, взаимоотношения между участниками проекта и внутренней проектной командой могут оказывать серьезное влияние на процесс. Отношения могут, как способствовать повышению ценности проекта, так и быть разрушительным для него.

Участники проекта обладают большими возможностями и для срыва реализации проекта. Они могут затягивать выполнение своих задач, не завершать их в намеченные сроки, работать небрежно и производить расчеты или продукцию низкого качества. Могут складываться отношения, приводящие к конфликтам или напряженности. Участники могут демонстрировать отношение к работе, ухудшающее имидж организации в глазах своих заказчиков.