В своих проектах я придерживаюсь 3-х уровневой системы регламентирующих документов:

– Политика по управлению проектами – важный на первом этапе, но не нужной дальше в реальной работе документ. В нем нужно закрепить общие принципы, которым мы будем придерживаться при внедрении и начале использования системы. Без детального описания, только принципы, базисы;

– Положение по управлению проектами – самый важный документ, где фиксируются «правила игры». Что, кто, когда и как должен сделать для успешной реализации проекта – думаю такого короткого и емкого определения будет достаточно;

– Инструкции и шаблоны – это самые подробные документы, в которых с необходимой детализацией описано как пользоваться сервисами и разрабатывать проектные документы.

Информационная система управления проектами

Структура Информационной системы управления проектами

Очень важно понимать, что Информационная система управления проектами – это только лишь инструмент автоматизации того, что можно автоматизировать. Очень распространенная ошибка, это когда псевдо профессионалы сразу кидаются внедрять, например, MS Project не выстроив реальные бизнес-процессы. Автоматизируя хаос, вы получите автоматизируемый хаос.

Основные задачи, которые должна помочь решить Информационная система управления проектами:

– Единая система – планирования, хранения, мониторинга, анализа и контроля исполнения планов-графиков, бюджетов проектов и проектной документации;

– Принятие решений – гибкая отчетность, которая обеспечивает платформу для принятие быстрых управленческих решений.

Организационная структура и зоны ответственности

Организационные структуры бывают очень разные, зависят от того, какую модель Проектного офиса вы внедряете. Сегодня остановлюсь на той структуре, с которой я часто начинаю внедрение КСУП. Она наиболее оптимальна для того, чтобы на первых этапах показать пользу и допродать технологию проектного управления для всех заинтересованных сторон. Обращаю внимание – эта организационная структура оптимальна только для самого первого этапа. Далее необходимо формировать полноценный Проектный офис с Руководителями проектов внутри него и горизонтальными проектами.

Эта структура, при которой, на ранних этапах внедрения КСУП мы не раздуваем штат Проектного офиса, а находим Руководителей проектов в функциональных подразделениях.

Организационная структура управления проектами

Зоны ответственности каждого участника организационной структуры:

Зоны ответственности

Проектный комитет

Проектный комитет – это коллегиальный орган принятия ключевых решений по проектам.

Состав комитета:

– Председатель – Генеральный директор;

– Модератор – Руководитель Проектного офиса;

– Постоянные участники – Руководители функциональных направлений;

– Участники, привлекаемые на непостоянной основе – Руководители проектов, требующих особого внимания.

Периодичность проведения комитета:

– Еженедельно – первые 6 месяцев внедрения системы управления;

– Ежемесячно – с 7-го месяца.

Функции комитета:

– Принятие решений о переходе на следующий Gate (веху) проекта;

– Принятие управленческих воздействий по проектам, требующих особого внимания;

– Принятие решения о целесообразности инициируемых проектов, назначение управляющего состава (Спонсора, Заказчика и Руководителя проекта);

– Принятие решения об утверждении концепций проектов;

– Принятие решения об утверждении Технико-экономических оценок, Уставов и бюджетов проектов и старте работ;

– Принятие решения об изменении вех проектов;

– Утверждение результатов проектов.

Качество проекта

Важно понимать, что качество проекта – это не только качественно выполненная локальная задача внутри проекта, но интегральное качество полученного результата, продукта проекта и качество выполнения тех требований, которые установлены для управления проектом.