После проведения заседания председательствующий должен убедиться в правильности составления и своевременности его рассылки.

Успешно проводимые совещания или заседания могут, как информировать, так и мотивировать присутствующих. Для того, чтобы проанализировать поведенное совещание или заседание можно воспользоваться следующими вопросами:

– Какими были цели?

– Как по ним проходило общение?

– Были ли они достигнуты?

– Как управлялось совещание (заседание)?

– Какие наилучшие и наихудшие аспекты совещания (заседания) вы можете отметить?

– Как вы чувствовали себя до, во время и после совещания (заседания)?

Конференции проводятся для обсуждения спорных вопросов или вопросов, интересующих всех участников. На практике выработались определенные правила подготовки конференции:

– прежде всего, необходимо создать организационный комитет (оргкомитет);

– подготовку лучше начинать за полгода до времени ее созыва, вовлекая как можно больше активистов – энтузиастов;

– при оргкомитете создается рабочая группа, которая ведет все текущие дела и переписку с потенциальными участниками;

– на первом заседании оргкомитета решаются обычно два главных вопроса – кто будет участвовать в конференции и кто будет ее финансировать;

– приглашения на конференцию рассылаются за два-три месяца до открытия;

– отвечать на полученное приглашение надо во всех случаях, независимо от того, принимаете вы его или нет;

– мотивы отказа должны обязательно указываться в ответе;

– программа конференции может включать культурную программу, отступление от программы будет рассматриваться как результат недостаточной готовности принимающей стороны выполнить взятые на себя обязательства.

Умение вести разговор – это талант.

Стендаль.

Презентация, может рассматриваться и как специфическая форма или один из этапов ведения переговоров. Специфичность ее заключается в ответственной миссии представления предприятия или выпускаемого товара, когда каждая из сторон пытается объяснить отстаиваемые ею позиции.

Переговоры – это встреча между лицами или группами лиц, преследующими общую цель, заключающуюся в установлении между собой соглашения.

Переговоры – это часть нашей повседневной жизни, основное средство получить от других то, чего хотите. Хотя переговоры происходят каждый день, вести их как следует не легко. При полном совпадении интересов сторон обсуждение не требуется, участники просто переходят к сотрудничеству. При полном их расхождении можно наблюдать состязание и противоборство.

Обычно считается, что переговоры нужны только для того, чтобы договориться. Переговоры также нужны и для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять совместное решение. Переговоры могут иметь разные функции, что необходимо учитывать, общаясь с партнерами. Если стороны заинтересованы в обмене взглядами или точками зрения, то функция переговоров будет информационная. Близкой к информационной является функция, связанная с налаживанием новых связей и отношений, – коммуникативная. Основная задача таких переговоров сводится к обмену точками зрения и информацией. Поэтому иногда говорят о единой информационно-коммуникативной функции. Независимо от характера конкретных переговоров эта функция обязательно в той или иной степени присутствует на любых переговорах.

К функциям переговоров относят регулирование, контроль и координацию действий. Эти функции в отличие от информационно-коммуникативной, реализуются при наличии хорошо налаженных отношений партнеров, обычно в тех случаях, когда уже имеются договоренности и переговоры ведутся по поводу выполнения достигнутых ранее совместных решений.