В общем виде п оследовательность подготовки к презентации можно представить в следующем порядке:

– определение цели презентации;

– выбор формы проведения презентации;

– составление плана выступления;

– подготовка тезисов выступления;

– сбор и обобщение необходимой информации;

– составление перечня демонстрационных материалов;

– наброски рисунков, таблиц, графиков;

– увязка демонстрационных материалов к тексту выступления;

– составление развернутого текста выступления.

Данный план подготовки, безусловно, не является универсальным. Каждый выступающий исходя из собственного уровня подготовки и имеющихся навыков останавливается на тех пунктах, которые имеют для него наиболее важное значение. Возможно, кто-то этот план сократит, а кто-то расширит, добавив собственные пункты. Например, план можно расширить пунктом, касающимся выступления перед коллегами, обсуждение с ними вопросов и замечаний.

Устное выступление во время презентации определяет ее успех. Поэтому от того насколько красиво и убедительно выступающий будет говорить, зависит исход презентации: положительный или отрицательный. Настройте себя на позитивный лад, думая о чем-то приятном. Прежде чем начать говорить установите зрительный контакт. Если среди присутствующих есть ваш знакомый, смотрите на него – это придаст вам уверенности. Говорить старайтесь громко и четко, избегая слов-паразитов и запинаний.

Вы должны знать, сколько времени отведено для вашей презентации. Временные рамки определяют стратегию вашего выступления. Самая большая ошибка оратора – говорить очень долго. Заранее определите объем материала, который в состоянии будут воспринять ваши слушатели за запланированное время выступления.

Иногда перед выступающими встает один казалось бы простой, но в то же время очень важный вопрос: «С чего начать презентацию?».

Начинать презентацию следует с представления самого себя, которое должно быть кратким, но содержательным.

Во введении можно прибегнуть к интересному вопросу, цитате, неожиданному заявлению или интересной истории. Необходимо сообщить аудитории, какую цель преследует презентация. Далее вступление должно содержать краткое описание того, о чем говориться в основной части: основные структурные элементы презентации, разбивку по времени и информацию о том, какие дополнительные материалы получат участники.

Основная част ь выступления должна передать участникам необходимый объем информации, требующийся для достижения цели презентации. Речевой каркас презентации является основой, вокруг которой формируется суть презентации. Во время выступления вы должны не обдумывать, что сказать, а управлять поведением слушателей с целью усовершенствования своего выступления.

Содержание основной части выступления следует разбить на основные пункты и подпункты. Выступление может производиться по памяти, по написанному, по карточкам или по конспектам. Говорить и думать одновременно получается не у всех. И выработать подобный навык нелегко. Поэтому можно вызубрить речь дословно, а можно освоить технику свободного порождения речи. Речевой каркас презентации может послужить основой свободного порождения речи.

Речь для выступления может быть написана заранее. Однако, использование заготовленной речи может таить в себе некоторые опасности. Например, когда речь уже написана, возникает огромное желание взять да и прочитать ее. При этом, забывая, что глаза получаются спрятанными от аудитории и происходит отсутствие эффекта контакта глаз между вами и аудиторией. Теряется и еще одна важная функция зрения – контроль за происходящим в аудитории. При чтении текста у неопытных ораторов речь лишается выражения и интонации, а мимика лица и телодвижения напоминают плохую актерскую игру. Слушатели, в свою очередь, менее склонны доверять выступающему, который читает свою речь по бумажке. Если вы привыкните постоянно пользоваться написанной речью вы так и не научитесь думать, говорить и контролировать аудиторию одновременно.