Этап 4. Организация рассадки

Важность правильного выбора схемы рассадки становится очевидной уже на подготовительном этапе организации любых переговоров. От порядка размещения участников зависит комфорт обстановки, уровень взаимопонимания и успешность обсуждения важных вопросов.

Выбор конкретного способа рассадки определяется несколькими ключевыми факторами:

– количеством сторон-участниц,

– степенью официальности встречи,

– уровнем доверия между участниками,

– характером взаимоотношений сторон.

– Формат «Круглый стол»:

Наиболее распространённый и нейтральный способ расположения участников заключается в размещении их вокруг большого круглого стола. Подобная расстановка создаёт атмосферу равенства, подчёркивает значимость каждого участника и снижает риск возникновения конфронтации. Она одинаково эффективна как при двусторонних переговорах, так и при многостороннем взаимодействии. В таком формате все участники находятся примерно на одинаковом расстоянии друг от друга, что облегчает общение и делает процесс взаимодействия открытым и конструктивным.

– Конференц-зал:

– Когда делегации располагаются напротив друг друга, формируется определённая структура пространства, подчеркивающая противостояние сторон. Этот стиль нередко ассоциируется с конкурентностью и обострением восприятия разногласий. Эксперты советуют избегать такой конфигурации при работе над сложными вопросами или при наличии серьёзных противоречий, так как она способна привести к формированию барьеров и негативно повлиять на достижение компромисса.

– Подкова («U»):

– Для двусторонних переговоров наиболее удачной считается форма рассадки в виде буквы U («подковообразная»). Такое расположение позволяет легко поддерживать визуальный контакт, способствует лучшему взаимодействию и облегчает контроль за поведением противоположной стороны. Благодаря открытой структуре создается возможность свободно обмениваться мнениями и своевременно реагировать на изменения в ходе дискуссии.

– Схема «Кабаре»:

Ещё один интересный вариант – разделение участников на группы, когда каждый коллектив заседает за отдельным круглым столом. Такой подход удобен для интенсивных внутригрупповых обсуждений, обмена идеями и выработки предложений. Тем не менее данная конфигурация осложняет координацию между группами и выработку общих решений, если возникает потребность собрать вместе разные точки зрения. Поэтому её целесообразно применять лишь тогда, когда основной задачей является развитие идей внутри отдельных команд.

Этап 5. Формирование ключевых элементов переговорной стратегии

Подготовка к переговорам предполагает тщательную проработку различных аспектов, одним из важнейших является формирование списка вопросов, необходимых для успешного ведения диалога. Эти вопросы призваны стимулировать интерес партнёров, получать ценную информацию, подводить итоги предыдущего обсуждения и направлять ход разговора таким образом, чтобы партнёр начал активно задумываться о возможных решениях.

Необходимо заранее определить несколько категорий вопросов:

– Вопросы, способные привлечь внимание собеседника и поддержать заинтересованность.

– Вопросы, направленные на получение важной информации, необходимой для принятия решений.

– Резюмирующие вопросы, позволяющие обобщить сказанное ранее и закрепить ключевые моменты.

– Стимулирующие вопросы, заставляющие партнёра задуматься и активизировать мыслительные процессы.

Однако стоит учитывать, что существуют также вопросы, которые могут оказать негативное влияние на общую атмосферу переговоров. Такие вопросы лучше исключить из сценария беседы, ведь неуместный вопрос способен вызвать раздражение, недоверие или ухудшение настроя участников.