Поскольку установленные обстоятельства свидетельствуют о получении Кояновым А.В. 350 000 руб. для личных нужд в качестве его экономической выгоды, общество должно было в качестве налогового агента исчислить и удержать с указанного дохода налогоплательщика НДФЛ и включить указанную сумму в базу для исчисления ЕСН. Неисполнение обществом этих обязанностей является основанием для привлечения его к налоговой ответственности по ст. 122, 123 Налогового кодекса.
Наконец, проясним еще одну распространенную ситуацию: менеджер израсходовал свои деньги, а средства под отчет он вообще не получал. Кроме того, не всегда у работника имеется письменное предписание (задание) работодателя на осуществление расхода. Как возмещать «инициативные» расходы работников?
В постановлении Госкомстата России, утвердившем форму № АО-1, указано, что она предназначена для учета денежных средств, выданных подотчетному лицу на административно-хозяйственные расходы. А для возмещения понесенных расходов типовой формы первичного документа не имеется. Тем не менее применять бланк авансового отчета в подобных случаях не запрещено, а значит, можно. Утверждение авансового отчета руководителем компании нужно считать последующим прямым одобрением сделки подотчетного лица. И в силу ст. 183 ГК РФ права и обязанности по этой сделке переходят к компании.
1.8. Бланки строгой отчетности
Бланки строгой отчетности (БСО) заслуживают особого внимания. Если ваша компания специализируется на оказании услуг населению, то БСО являются привлекательной альтернативой кассовому чеку. Бланк подтверждает получение наличных денег. Использование бланков обходится значительно дешевле, чем приобретение и эксплуатация ККМ. Однако если в БСО компания укажет, что деньги получены от юридического лица или индивидуального предпринимателя, то за неприменение контрольно-кассовой машины она может быть подвергнута штрафным санкциям (ст. 14.5 КоАП РФ).
Но БСО, выписанный на организацию, вызовет проблемы и у нее. Документы, составленные с нарушением требований законодательства Российской Федерации, не принимаются в подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ) и расходов при применении упрощенной системы налогообложения (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
В бланке строгой отчетности недопустимо указывать, что услуга оказана юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Заказчиком услуги может выступать только гражданин, не осуществляющий предпринимательскую деятельность.
Тем не менее гражданин, указанный в качестве заказчика и потребителя услуги, может являться подотчетным лицом организации. В этом случае бланк должен быть оформлен таким образом, чтобы из него было ясно, что услуга оказана в интересах работодателя. Например, при ремонте ноутбука, принадлежащего компании, в бланке необходимо указать данные, позволяющие однозначно идентифицировать данный объект.
Самый главный вопрос, в связи с какими услугами разрешено применять БСО? Ответ содержится в письме Минфина России от 27.01.2009 № 03-01-15/1-29: право применения бланков строгой отчетности распространяется на все услуги, указанные в Общероссийском классификаторе услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденном постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 № 163. При этом бланк строгой отчетности должен относиться к конкретной, определенной услуге (вид услуги – согласно ОКУН).
Бланки строгой отчетности можно применять ко всем услугам, указанным в Общероссийском классификаторе услуг населению ОК 002-93 (ОКУН).
Перечислим наиболее распространенные услуги из ОКУН, за которыми подотчетные лица обращаются в интересах работодателя: