Работникам под отчет выдавались денежные средства, которые впоследствии расходовались на оплату гостиничных услуг в период нахождения данных работников в служебных командировках. В подтверждение понесенных расходов работниками представлялись первичные документы (авансовые отчеты, кассовые чеки, счета гостиниц). При этом, сведения о гостиницах, в которых проживали работники Общества, в ЕГРЮЛ отсутствуют, ИНН у данных организаций неверный.
Доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников Общества Инспекцией суду не представлено.
У налогового органа отсутствовали законные основания для правовой оценки подотчетных сумм как дохода физических лиц, в связи с чем вывод о том, что Обществом с указанных сумм должен быть исчислен, удержан и уплачен НДФЛ, является необоснованным.
Направляя работника в служебную командировку, Общество не может располагать сведениями о том, к услугам какой именно гостиницы обратится соответствующий работник, тем самым заранее проверить правоспособность, состояние на налоговом учете лиц, оказывающих гостиничные услуги. Отсутствует такая возможность и у работника, направленного в служебную командировку.
Суд пришел к выводу о том, что ОАО обоснованно учитывало расходы по найму жилого помещения.
А что грозит работнику, если к авансовому отчету не приложен полный набор оправдательных документов? Скажем, «подотчетник» представил квитанцию к приходному кассовому ордеру без чека ККМ. Опять же главное – чтобы в документах о приобретении товаров или услуг была указана их стоимость и имелись реквизиты поставщика. При таких условиях работник не получает экономической выгоды (письмо Минфина России от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219).
Во избежание злоупотреблений со стороны подотчетных лиц компании иногда предупреждают их, что расходы по товарным чекам в отсутствие кассового чека не возмещаются. Такое предупреждение должно быть оформлено в письменном виде и подтверждено распиской работника. Тогда расходы без чека ККМ считаются несанкционированными и отказ работодателя от их возмещении будет правомерным.
Зато если фактическая реализация поставщиком товаров (работ, услуг) не подтверждается, подотчетные суммы рассматриваются в качестве экономической выгоды работника.
Приведем пример арбитражного разбирательства:
Обществом в январе 2003 г. выдано физическому лицу – гр. Коянову А.В., являющемуся его директором, под отчет 350 000 руб. для оплаты ООО «Монтажтелесистем» (подрядчик) произведенных в интересах общества ремонтно-строительных работ.
Согласно авансовому отчету гр. Коянова А.В. от 05.01.2003 № 109, полученные им денежные средства в сумме 350 000 руб. израсходованы на оплату ремонтно-строительных работ, произведенных ООО «Монтажтелесистем» по договору от 26.09.2002 № 42/С.
Между тем материалами дела (результаты встречной проверки ООО «Монтажтелесистем») подтверждается, что указанные работы подрядчиком не производились. Его отчетность не содержит сведений о выполнении работ в интересах общества и получения им денежных средств от заинтересованного лица. Представленная гр. Кояновым А.В. квитанция к приходно-кассовому ордеру от 03.01.2003 не содержит подписей главного бухгалтера и кассира предприятия, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и в силу ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» не является доказательством произведенных расходов.